Part 11 – Ein Erfahrungsbericht

Alles Klar, Oder?

10.02.2006 Haben Sie einen Projektleiter? Für das Part11-Projekt unseres Geschäftsbereichs? Was sich im ersten Moment wie eine ganz normale Projektanfrage anhört, fällt doch aus dem Rahmen üblicher Projekte im Umfeld der Compliance computergestützter Systeme. Schon der Projektauftrag, dass zum Projektende alle Computersysteme des Geschäftsbereichs 21 CFR Part 11-konform sind, lässt den Umfang der Aufgabe und mögliche Schwierigkeiten erahnen.

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Schließlich geht es um alle Systeme, und noch dazu um Computersysteme, womit der englische Begriff „computerized system“ sicherlich nur unzutreffend beschrieben ist. Für die Experten ist zu diesem Zeitpunkt noch alles klar, aber ein geschäftsbereichsweites Part11-Projekt sorgt auch dort für Aufmerksamkeit, wo man sonst – oder bisher – mit der Validierung computergestützter Systeme nicht in Berührung gekommen ist. Dies führt zu Erlebnissen, über die Fachleute schmunzeln: Plötzlich ist zum Beispiel das Excel-Spreadsheet zur Urlaubsplanung der Abteilung GMP-relevant, oder alle PCs eines Bereichs werden als „computerized system“ angemeldet.

Das Ganze hat aber auch einen ernsten Hintergrund, bietet doch ein Part 11-Projekt wie kaum ein anderes die Möglichkeit einer gründlichen Bestandsaufnahme. Wenn nicht bereits geschehen, sollten hierbei sämtliche GMP-relevanten Computersysteme erfasst und der Zustand der Validierungsunterlagen mit den Anforderungen der aktuell gültigen SOPs zur Computervalidierung verglichen werden. Zur Entscheidung „GMP ja/nein“ haben sich standardisierte Fragebögen bewährt, wobei die Kunst darin besteht, diese einerseits so allgemein zu halten, dass alle GMP-relevanten Systeme auch als solche bewertet werden, und die andererseits doch so konkret sein müssen, dass zum Beispiel das erwähnte Excel-Spreadsheet nicht dadurch „GMP“ wird, dass die Abteilung zum Bereich Qualitätskontrolle gehört.
Zwecks Übersichtlichkeit bietet es sich an, die Systeme zusammen mit dem Ergebnis der GMP-Bewertung in einer Datenbank zu inventarisieren (denn in einem Geschäftsbereich kommen unter Umständen schnell an die 1000 Systeme zusammen). Dabei sollten alle Systeme, für die eine Bewertung durchgeführt wurde, Aufnahme finden – und zwar unabhängig vom Ausgang der Bewertung –, um im Inspektionsfall schnell einen Verweis auf die durchgeführte Bewertung aufzufinden. Eine Inventardatenbank hat einen weiteren Vorteil: Sie lässt sich bei Bedarf in einfacher und sinnvoller Weise erweitern, um zum Beispiel das Konfigurationsmanagement für die inventarisierten Systeme zu dokumentieren. Oder auch neue Compliance-Anforderungen aufzunehmen und zu dokumentieren – aktuell zum Beispiel die des Sarbanes-Oxley-Act. Die im Rahmen von Part11 erarbeiteten und erprobten Vorgehensmodelle und Methoden vermeiden, dass man in derartigen neuen Qualitätsinitiativen bei Null beginnt.

Was ist eigentlich ein System?

Entscheidet man sich für die Datenbank-Inventarisierung wird eine Frage transparent, die beim Ausfüllen der Bewertungsfragebögen jeder für sich (und damit im Zweifelsfall anders) entscheidet: Was ist ein System? Während das für Applikationen wie Betriebsführungssysteme (Manufacturing Execution Systems, kurz MES) einfach zu beantworten ist, kann es bei hierarchisch stärker gegliederten Systemen wie Prozessleitsystemen (mit Haupt-, Sub- und Sub-Sub-Systemen) schon zu einigen Diskussionen kommen. Und das insbesondere dann, wenn die verschiedenen Zuständigen unterschiedlicher Bereiche die Hierarchie schon immer genau so (und nicht wie der Kollege) gesehen haben.

Warum das zu Problemen führt? Nun, weil ein Part11-Projekt üblicherweise in der Organisation in einem Managementbereich aufgehängt ist, wo man sich von einem derartigen Projekt auch Beiträge zur Standardisierung im Unternehmen verspricht. Die Arbeit müssen aber (wie immer) andere erledigen, neben dem normalen Tagesgeschäft versteht sich. Betroffen sind – auf Grund der Vielzahl der zu untersuchenden Systeme – nicht (nur) die zentralen Qualifizierungsabteilungen, sondern die betreibenden Bereiche oder Systemeigner selbst. Diese Beteiligung am Validierungsgeschäft kommt heute (noch?) häufig einem Kulturwandel gleich, der im Projekt nur durch klare Zielvorgaben des Managements und ein feines Gespür für die Teammotivation bewältigt werden kann.
Kommen wir zurück zu der Frage „Was ist ein System?“ und nehmen das Beispiel Labor: Sind die HPLCs die Systeme, und die darüber liegende Auswertesoftware ist ein weiteres? Oder bildet die Auswertesoftware zusammen mit den angeschlossenen HPLCs ein einziges System? Diese Frage wird dann spannend, wenn man bei ähnlicher Ausstattung in den Labors Validierungsaufwände nicht duplizieren, sondern so weit wie möglich referenzieren möchte. Ein Wunsch, der unter Umständen erst im Part11-Projekt entsteht, wenn man auf Grund der Bestandsaufnahme (überrascht?) feststellt, dass doch die Labors im Bereich R&D eine ganz ähnliche apparative Ausstattung haben wie die in der Qualitätskontrolle. Allerdings gilt auch hier: Standardisierung will gut überlegt und koordiniert sein, um nicht das notwendige Maß an Flexibilität zu verlieren, zum Beispiel beim Austausch einzelner Geräte und beim Upgrade auf eine neue Softwareversion. Das möchte man natürlich weiterhin nach und nach machen – mit möglichst geringem Validierungsaufwand.

Face lifting? Aber bitte mit Fingerspitzengefühl!

Hat man sich wie oben geschildert den Überblick verschafft, welche Systeme als „GMP“ in den Project-Scope „Part11 Compliance“ fallen, geht‘s an die Beurteilung der Part11-Relevanz, des Status bzgl. Part11-Konformität und – falls gewünscht – des Validierungsstatus bzgl. der aktuell gültigen Anweisungen. Da man schon mal dabei ist, bietet es sich an zu überlegen, ob die geltenden Anweisungen zu Validierung und Betrieb computergestützter Systeme nicht auch mal wieder ein bisschen „face lifting“ vertragen können – zwecks Berücksichtigung neuerer Entwicklungen und Anforderungen oder zur Vereinfachung.

Während Lücken bei der Part11-Konformität nicht notwendig mit dem Alter der betrachteten Systeme korrelieren wird die Betrachtung des Validierungsstatus für Systeme neueren Datums meist schnell durchzuführen sein und kaum Handlungsbedarf ermitteln. Bei Altsystemen bedarf es dagegen auf Grund der zum Zeitpunkt der Validierung anderen Anweisungsvorgaben einigen Fingerspitzengefühls, um nicht regelmäßig mit der Forderung nach einer vollständigen Revalidierung zu enden.
Die Umsetzung der Maßnahmen, die man bei diesen systemweisen Bewertungen bzgl. Part11– und Validierungsstatus ermittelt hat, unterscheidet sich nicht von der gewohnten Vorgehensweise bei der retrospektiven Validierung computergestützter Systeme – mit der einzigen Ausnahme, dass man es möglicherweise auf einen Schlag mit einer größeren Zahl von Systemen zu tun hat.

Wer mit dem Projekt nach der Umsetzung der ermittelten Maßnahmen endet hat zwar das Ziel der Part11-Konformität für seine Systeme erreicht, droht aber, diesen Zustand ebenso schnell wieder zu verlieren und damit das eingesetzte Kapital zu vernichten. Daher sollten die Geschäftsprozesse zur Entwicklung und Beschaffung computergestützter Systeme dahingehend überprüft und umgestaltet werden, dass eine Berücksichtigung der Part 11-Anforderungen bereits in frühen Prozessschritten erfolgt. Und dies ist mehr als der Satz „Das System muss Part 11-konform sein“ in den Ausschreibungsunterlagen, denn das System kann nur eine Part 11-konforme Betriebsweise ermöglichen, garantieren kann es sie nicht. Entscheidende Bedeutung kommt dem Schritt „Inbetriebnahme neuer Systeme“ zu: Denn während die Entwicklung bzw. Beschaffung von „nicht Part-11-fähigen“ Systemen „nur“ einen wirtschaftlichen Schaden darstellt, gibt‘s nach Inbetriebnahme dieser Systeme das nächste Mal Ärger mit dem Inspektor.

Plötzlich ist zum Beispiel das Excel-Spreadsheet zur Urlaubsplanung der Abteilung GMP-relevant

Heftausgabe: Januar-Februar 2006
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Über den Autor

Dr. Stefan Artlich , Senior Manager Computer Systems Validation, Bayer Technology Services
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