Gewohnheitstiere motivieren

Erfolgreich neue Geschäftsprozesse implementieren

20.02.2010 Alte Gewohnheiten aufzugeben, fällt häufig schwer. Im Veränderungsprozess „Prozessoptimierung“ gilt es dabei, neben der Reorganisation der Betriebsabläufe auch gezielt persönliche, soziale und kommunikative Faktoren der Mitarbeiter zu beachten.

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Um Veränderung in Unternehmen zum Erfolg zu führen, ist die Unterstützung aller Mitarbeiter nötig. Das können Schulungen unterstützen. Bild: pixelio.

Für einen erfolgreichen Veränderungsprozess „Prozessoptimierung“ setzt es zwei wesentliche Erkenntnisse voraus: Prozessmanagement bzw. der Wandel zu besseren Betriebsabläufen erfordert eine professionelle Vorbereitung und Begleitung. Und ein erfolgreicher Change-Management-Prozess muss immer auch auf „Software Changes“ ausgerichtet sein, wenn man motivationsbezogenen Nebenkosten und sozialen Spätfolgen vorbeugen will.

Geschäftsprozessoptimierung – oder die bewusste Entscheidung eines Unternehmens, sich zu verändern – beinhaltet immer zwei Bereiche. Zu einem sind das die sogenannten „Hardware Changes“, also strukturelle Veränderungen der Organisation, zum anderen „Software Changes“, also Veränderungen der Verhaltensweisen der in der Unternehmung tätigen Personen. Geschäftsprozessmanagement erweist sich immer wieder als hochsensibles Thema – unter anderem, weil die Mitarbeiter bei jeglicher Art von Neugestaltung oder Veränderung mit Widerständen reagieren. Ohne die Wandlungsbereitschaft und die Wandlungsfähigkeit der Führungskräfte und der Mitarbeiter ist die praktische Umsetzung neuer Geschäftsabläufe nur schwer zu bewerkstelligen.

Motivation zur Veränderung

Es gibt zwei Formen der Arbeitsmotivation, die extrinsische Motivation sowie die intrinsische Motivation. Bei der extrinsischen Motivation erfolgt der Antrieb des Mitarbeiters durch externe Reize. Dies können materielle Belohnungen in Form von geldbezogenen Zuwendungen oder immaterielle Anreize wie Beförderungen sein. Die Wirkung ist in den meisten Fällen direkt und unmittelbar aber in der Regel von kurzfristiger Natur. Einer der Gründe liegt sicherlich darin, dass extrinsische Motivation stets von außen kommt und fremdgesteuert ist. Intrinsische Motivation baut darauf auf, dass der Mitarbeiter aus eigenem Antrieb zu einem veränderungskonformen Verhalten bereit ist. Durch eine entsprechende Gestaltung der Arbeitssituation kann die Arbeit selbst zur Anreizquelle werden.

Diese motivationalen Aspekte werden in der Praxis, während der Implementierung einer Veränderung, häufig unterschätzt und sind auch hinderlich für eine erfolgreiche Prozessreorganisation.

Wandlungsbereitschaft
und Wandlungsfähigkeit

Ein Schlüssel zum erfolgreichen Wandel ist die Bereitschaft dazu. Darunter versteht man die Einstellung und das Verhalten aller am Wandlungsprozess beteiligten und betroffenen Personen und Organisationseinheiten. In der Praxis werden notwendige Änderungen bezüglich der Prozessabläufe häufig nicht akzeptiert. Hier ist es wichtig, ein Gefühl für die Dringlichkeit und Unabweisbarkeit des Wandels zu erzeugen. Bei der Umsetzung von Prozessmanagement ist es daher bedeutend, für die Transparenz der Unternehmensprozesse zu sorgen. Das bedeutet, auch den Mitarbeitern auf der operativen Ebene den Sinn ihrer Tätigkeit im Hinblick auf das Veränderungsziel klar und verständlich zu vermitteln. Die Gegner des Wandels und Unentschlossene sollen mit ins Boot „Geschäftsprozessmanagement“ geholt werden.

Die Wandlungsfähigkeit beschreibt, inwieweit geeignetes Wissen und Können bei dem einzelnen Mitarbeiter bzw. bei einem ganzen Unternehmen vorhanden ist, um einen notwendigen Veränderungsprozess erfolgreich durchführen zu können. Das Wissen, Können und die Erfahrung jedes einzelnen bestimmen die persönliche Wandlungsfähigkeit. Aus den Soll-Anforderungen an den Mitarbeiter wird ein Profil erstellt, das mit dem tatsächlichen Anforderungsprofil verglichen und daraus der Lernbedarf ermittelt wird.

Widerstände gegen Neues

In der Praxis zeigt sich Widerstand in den unterschiedlichsten Ausprägungsformen. Es lassen sich aktive und passive Formen des Widerstandes unterscheiden. Aktive Mitarbeiterreaktionen können vom Gegensteuern bis zur Sabotage reichen, wohingegen passive Widerstandsformen sich sehr häufig in Gleichgültigkeit oder sogar Flucht widerspiegeln. Die Ursachen dafür liegen häufig in ökonomischen und sozialpsychologischen Ursachen begründet. Eine weitere, in der Praxis häufig anzutreffende Ursache ist schlicht und einfach die fehlende Information und Kommunikation zwischen denjenigen, die den Wandel planen und denen, die davon betroffen sind. Dadurch entstehen Spekulationen, in deren Folge die Hintergründe der Veränderung falsch verstanden und nachteilig ausgelegt werden.

Kommunikation ist der Schlüssel

Kommunikation ist wichtig, um Akzeptanz von Veränderungen zu erreichen und damit Widerstände im Veränderungsprozess zu reduzieren. Gerade wenn die Geschäftsprozessoptimierung nicht mit den Mitarbeiterzielen übereinstimmt – beispielweise weil Arbeitsplätze zur Disposition stehen oder Stellen deutlich unattraktiver werden, ist eine entsprechende Kommunikationsstrategie von großer Bedeutung. So ist es völlig unzureichend, einzelne Informationen auf elektronischem Weg an die Mitarbeiter zu senden. Vielmehr ist es sinnvoll, Workshops mit den Beteiligten durchzuführen, bei denen sie ein Moderator und Konfliktmanager unterstützt. Das aktive Einbinden der betroffenen Abteilungen und deren Mitarbeiter ist essentiell wichtig für das Erfassen alter Gewohnheiten und für das Implementieren neuer Abläufe und Vorgehensweisen. Gerade bei unattraktiven Optimierungsschritten, wie beispielsweise Kosteneinsparungen, kann nach einer Phase der Irritation und des Zusammenraufens die Möglichkeit, ein Optimum mit zu erarbeiten, zu durchaus konstruktiven Vorschlägen führen. Zudem identifizieren sich die Mitarbeiter dann eher mit den Lösungen und werden sich für deren Umsetzung engagieren.

Es ist für das Unternehmen bedeutend, die Potenziale der Mitarbeiter zielgerichtet zu entwickeln. Für die Führungskräfte heißt das, die individuellen Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter zu fördern. Schulungen für Führungskräfte und Mitarbeiter können den Erfolg des Veränderungsprozess unterstützen. Kompetente Berater berücksichtigen hierbei nicht nur die „Hardware Changes“ sondern auch die„Software Changes“.

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Mathias Schultz, Senior Consultant, Chemgineering Business Design

Über den Autor

Mathias Schultz, Senior Consultant, Chemgineering Business Design

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