Finzelberg sichert seine IT-Zukunft ab

Exaktes Java für Extrakte

09.11.2006 „Zurück zum Industriestandard“ und „Umsetzung einer zukunftsorientierten Langfriststrategie“ waren die zentralen Investitionsmotive für das Management von Finzelberg, als es um die Entscheidung für eine neue Software-Plattform ging. Der Spezialist für Wirkstoffe auf pflanzlicher Basis wechselt auf die plattformunabhängige und webbasierte Lösungsfamilie mit einem ERP-System im Zentrum. Alle Komponenten sind dabei für die Life Sciences-Branchen ausgelegt.

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Finzelberg mit Sitz in Andernach blickt auf über 130 Jahre Erfahrung mit Entwicklung und Produktion pflanzlicher Extrakte zurück, die aus über 150 verschiedenen Rohstoffen gewonnen werden. Weitere Schwerpunkte des Unternehmens sind Extrakte für Arzneimittel, Nahrungsergänzungsmittel sowie umfangreiche Dienstleistungen von der Produktentwicklung bis zur Zulassung. Um die Anforderungen der zahlreichen Auftraggeber aus der Pharmabranche zu erfüllen, hat Finzelberg reproduzierbare Herstellverfahren und ein Qualitätsmanagementsystem etabliert, das sämtliche Drogen und Extrakte durchlaufen. Dazu zählen Kontrollen an allen Herstellungsschritten einschließlich Videodokumentation, analytische Prüfungen nach etablierten Branchenstandards sowie umfangreiche Dokumentation und Validierung.

Anpassung in einen Standard geplant

Um diesen erheblichen Aufwand in Sachen Produktqualität effizient bewältigen zu können, hat Finzelberg schon früh in IT-Systeme investiert, die an den Anforderungen der Pharmabranche ausgerichtet sind und über Funktionalitäten wie etwa eine Chargenrückverfolgung verfügten. „Da wir seit den 80er Jahren mit einem ERP-System arbeiteten, hatten wir natürlich reichlich Gelegenheit, an das Standardsystem eine Vielzahl von Individuallösungen anzubauen“, erinnert sich Frank Heim, IT-Leiter bei Finzelberg. Diese Situation bildete zugleich einen zentralen Ausgangspunkt für die Überlegungen, in ein neues ERP-System zu investieren. „Mit einer neuen Software wollten wir unsere Anpassungen in einen Standard zurückführen. Ziel war es, wieder uneingeschränkt update-fähig zu werden und auch den Aufwand für Branchenanforderungen, wie etwa die Validierung, zu reduzieren“, so Heim. Das Unternehmen wollte eigene Programmierarbeiten etwa in Zusammenhang mit Updates minimieren bzw. auf den IT-Dienstleister verlagern und mit der Software schon große Teile der IT-Dokumentation „einkaufen“.

Weitere Erwartungen, die das Unternehmen mit der neuen ERP-Lösung verknüpften, waren eine leichtere Anbindung der verschiedenen Produktionsstandorte und eine Reduzierung des Bedien- und Einarbeitungsaufwandes durch eine intuitive grafische Benutzeroberfläche. Aktuell arbeiteten die Mitarbeiter in den Fachabteilungen mit dem „klassischen“ Greenscreen.

Java als Ziel

Gesucht wurde eine Lösung mit Industriestandard, die am Anfang ihres Produkt-Lebenszyklus steht und somit auch die Erwartungen an einen hohen Investitionsschutz erfüllt. Die Entscheidung fiel daher auf ein System, das in Java programmiert wurde, plattformunabhängig und webbasiert ist. „Bei der Entscheidung für diese Software gaben uns zwei Aspekte besondere Entscheidungssicherheit: Zum einen ist der Lieferant unseres alten ERP-Systems auch der Lieferant der neuen Lösung, und zweitens konnten wir bei der Entwicklung der Standardfunktionalitäten mitwirken – das Privileg eines Pilotkunden“, betont IT-Leiter Heim. Finzelberg stellte so sicher, dass alle benötigten Funktionalitäten – auch viele, die auf ehemaligen Eigenentwicklungen beruhten – schon im neuen Standard abgebildet wurden. „Durch die Vielseitigkeit der Plattform springt die Ampel für die IT-Zukunft in Unternehmen wirklich auf Grün. Und dies gilt nicht nur für ERP-Funktionalitäten. Vielmehr definieren wir durch Integration das Leistungsprofil der Lösung neu“, ergänzt Eckhard Hasse, Projektleiter und Geschäftsführer des Software-Unternehmens, mit Blick auf den Software-Markt.

Pilot auf pragmatischer Route

Zum Start des Projektes wurde im Juli 2004 zunächst eine Ist-Analyse vorgenommen, um Umfang und Funktionalität der Finzelberg-Eigenentwicklungen zu dokumentieren. Auf Grund dieses Statusreports konnte das Projektteam – je nach Projektphase waren bis zu acht Mitarbeiter von Finzelberg und bis zu sieben Software-Fachleute beteiligt – dann entscheiden, welche Funktionalitäten in den Standard übernommen werden sollten. „Beispielsweise erstellten unsere Entwickler auf Anregung von Finzelberg eine ‚Soll-Chargen-Disposition‘. Das heißt, eine Charge wird jetzt schon bei Anlage der Bestellung oder des Produktionsauftrags gebildet und nicht erst bei Produktionsstart“, erläutert Hasse. Nach der Analyse begann die Implementierung der Lösung im Oktober 2004. Die Zusammenarbeit zwischen Kunden und Lieferanten war dabei höchst effizient, da beide mittelständische Unternehmen sich seit Jahrzehnten kannten und auch entsprechende Praxiserfahrungen im Pharmabereich aufwiesen.

Neben den „üblichen“ Projektphasen zeichnen sich die Installationen bei Finzelberg durch einige pilottypische Eigenschaften aus: So stellte die Entwicklungsabteilung einige Module der Plattform, wie Ablauforganisation und Kalkulation, noch während des Projektes fertig, was die Herausforderungen an das Entwicklungs- sowie Projektteam erhöhte. Hinzu kam eine Umplanung bei der Hardware-Ausstattung: Zunächst sah der Projektplan die bei Finzelberg vorhandene IBM iSeries 520 als technische Plattform für die Lösung vor. Mehrere Praxistests führten dann zu dem Ergebnis, dass IBM xSeries-Server bessere Reaktionszeiten des Systems ermöglichten. Das Management von Finzelberg entschied sich aus diesem Grund, die Datenbank und die Applikation mit diesem Rechnertyp zu betreiben. „Der günstige Anschaffungspreis gestattet uns außerdem, die Hardware im dreijährigen Rhythmus zu tauschen und dadurch stets die aktuelle Technologie im Haus zu haben“, schaut Frank Heim in die Zukunft.

Ergebnis mit pflegeleichtemCharakter

Trotz der funktionalen Erweiterungen und Änderungen in der Hardware-Plattform hieß es am 1. November 2005, also bereits ein Jahr nach Beginn der Implementierung: „Go“. Die Ergebnisse ein halbes Jahr nach dem Echtstart können sich sehen lassen: Finzelberg verfügt jetzt über ein ERP-System, welches im Wesentlichen aus Standardfunktionen besteht. Updates spielt das Software-Unternehmen von seinem Standort in Köln ein, so dass die entsprechenden Programmieraufwände, die bei der hoch individualisierten Altlösung etwa zwei bis drei Monate betrugen, auf Null sanken. Da das Unternehmen Dokumentationsunterlagen im Umfang von mehreren tausend Seiten als PDF-Dateien mit ausliefert, sinken bei Finzelberg auch die Kosten für die Validierung.

Auf Grund der Bedienoberfläche konnten die 70 Mitarbeiter von Finzelberg, die mit dem System arbeiten, auch erheblich produktiver werden. So wurden Personalkapazitäten für neue Tätigkeiten frei. Die Gründe liegen im anwendungsintegrierten Workflow, der den Anwendern eine To-do-Liste zur Verfügung stellt, die nicht nur die zu bearbeitenden Aufgaben enthält, sondern auch einen direkten Wechsel in die Funktion ermöglicht. Da das Bedienkonzept rollenbasiert ist, erhält jeder Anwender genau die Aufgaben, die seinem Arbeitsbereich entsprechen. „Besonders positive Rückmeldungen aus den Fachabteilungen gab es auch zur leistungsfähigen Suchfunktion per Matchcode und Filter, zur einfachen Report-Erstellung sowie zum Handling der Textbausteine“, zählt Eckhard Hasse auf. Da die ERP-Lösung webbasiert ist, gestaltete sich auch die Anbindung der verschiedenen Produktionswerke von Finzelberg unkompliziert. Für den abgesicherten Systemzugriff reicht ein browserfähiges Endgerät mit handelsüblichem Browser. Auf diese Weise konnte auch das neue Werk in Polen leicht an die IT-Infrastruktur angeschlossen werden.
Die Einführung der neuen Java-Software stellt nicht nur in den Augen des Finzelberg-Managements einen großen Wurf dar. Dieser ist auch hinsichtlich des Pakets der ausgewählten Funktionalitäten „groß“ geplant. Zusammen mit der zentralen ERP-Lösung, die vom Einkauf über Materialwirtschaft bis zu Produktion und Verkauf reicht, führte das Projektteam gleich vier Zusatzmodule ein: Für erweiterte Auskunftsmöglichkeiten, Optimierungsverfahren und Simulationen sorgt das Modul „Planung“. Bei Absatzplanung und Primärbedarfsmanagement kommt das Modul „Forecast“ zum Einsatz, eine Lösung mit Excel-Integration, so dass die Mitarbeiter im Marketing und Vertrieb nicht auf dieses gewohnte und eingeführte Tool verzichten müssen. Das dritte Zusatzmodul ist „Produktpass“. Damit steuert und dokumentiert Finzelberg arbeitsteilige Prozesse im Sinne des Product-Lifecycle-Managements. Das Quartett vollständig macht das Labor-Informationsmanagementsystem (LIMS) „Labor“. „Auch im Labor hält so der anwendungsintegrierte Workflow Einzug: Es erleichtert die Arbeit doch sehr, wenn die Mitarbeiter in den To-do-Listen sehen, welche Maßnahmen anstehen, und dann direkt in die Funktion wechseln können“, erläutert Dr. Hermann Kurth, Laborleiter bei Finzelberg.

Ausblick mit Service

Die Wartung für das integrierte System hat der Software-Hersteller übernommen. „Die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten in der Wartung, bei Beratungs- und Unterstützungsleistungen oder wenn wir mal Änderungswünsche haben, klappt sehr gut. Wir haben einen engen Kontakt, der sich durch Vertrauen auszeichnet – erworben in jahrelanger Zusammenarbeit“, konstatiert Heim. Auch bei der „Eingewöhnung“ der Anwender war es hilfreich, dass der Hersteller versierte Ansprechpartner bereithielt. „Unser Lieferant ist da, wenn es darauf ankommt, und hat unsere Denke. Dies gibt uns Zuversicht auch für die nächsten Schritte“, blickt Frank Heim voraus.

„Wir wollten wieder uneingeschränkt update-fähig werden und auch den Aufwand für Branchenanforderungen reduzieren“
Frank Heim, IT-Leiter bei Finzelberg

Heftausgabe: November-Dezember 2006
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Über den Autor

Jürgen Eschmeier , PR-Referent, GUS-Group
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