Integriertes Managementsystem bei einem Fruchtsafthersteller

Im niedersächsischen Wendland liegt nahe der Elbe der kleine Ort Pevestorf. Hier entstehen seit 1936 die Naturkostsäfte des Familienunternehmens Voelkel. Die Traditionsmosterei ist in dieser Region seit vier Generationen verwurzelt und feiert in diesem Jahr ihr 75jähriges Jubiläum. Zusammen mit seinen rund 145 Mitarbeitern bietet Stefan Voelkel mehr als 155 verschiedene Fruchtsäfte, Fruchtsaftvariationen, Gemüsesäfte und Erfrischungsgetränke aus biologisch-dynamischem sowie aus kontrolliert biologischem Anbau an.

Von seinen Partnern aus dem In- und Ausland bekommt Voelkel jährlich rund 25.000 t Rohware. Alle bekannten heimischen Früchte werden bevorzugt aus Deutschland und der Region Niedersachsen bezogen. Die Frucht- und Gemüsesorten werden im eigenen Haus schonend gepresst und der Direktsaft anschließend durch ein spezielles Kurzzeiterhitzungsverfahren mit sofortiger Rückkühlung pasteurisiert. So bleiben Geschmack und natürliche Pflanzeninhaltsstoffe, wie Vitamine und Mineralstoffe, weitestgehend erhalten. Exotische Früchte, wie etwa Mangos oder Zitronen, die im nordeuropäischen Klima nicht wachsen, erhält die Mosterei aus dem Mittelmeerraum, Indien oder Südamerika. Wobei bei Voelkel stets darauf geachtet wird, die Transportwege so kurz wie möglich zu halten. Um die Umweltbelastung möglichst gering zu halten, erfolgt der Transport dieser importierten Früchte per Schiff.

Mehrere Normen unter einer Oberfläche
Regelmäßige Kontrollen durch unabhängige Prüfstellen und die lückenlose Überwachung der Saftherstellung in zwei firmeneigenen Laboren gewährleisten die gleichbleibend hohe Qualität der Naturkostprodukte. Diese komplexen Anforderungen müssen durch ein Managementsystem nachhaltig abgebildet und optimal unterstützt werden. Das bedeutet auch, dass jeder Mitarbeiter zeitnah, systematisch und transparent über die aktuellen Qualitätsstandards, die Prozesse und Abläufe informiert sein muss. „Bis 2010 versuchten wir, unser Qualitätsmanagement mit einem auf Windows-Basis selbst erstellten System zu managen“, erläutert Jacob Voelkel, Qualitäts-, Umwelt- und Energiemanager bei den Pevestorfern. „Allerdings fehlte uns bei dem System eine einfach zu handhabende Kommunikation und Datenanbindung, beispielsweise bei der zuverlässigen Verteilung und Sicherung der Daten. Auch hatten wir Probleme, unser System aktuell zu halten, da der Pflegeaufwand – auch durch die Anzahl der erforderlichen einzuhaltenden Qualitätsstandards – immer umfangreicher wurde. Also haben wir uns nach einer professionellen Lösung umgesehen.“

Bereits nach wenigen Kontaktaufnahmen und Softwarepräsentationen war man bei Voelkel von der Softwarelösung Consense IMS und dem Systemanbieter überzeugt „Wir wussten sofort, das ist es!“, erinnert sich Jacob Voelkel. „Das Managementsystem ist selbsterklärend und trotz des großen Funktionsumfangs sehr übersichtlich aufgebaut, sodass unsere Mitarbeiter ohne großen Schulungsaufwand effektiv damit arbeiten können.“

Einfache Handhabung in komplexen Strukturen
Auf der Einstiegsseite erhält jeder Mitarbeiter seine personalisierte Übersicht. Das System zeigt ihm seine relevanten Prozesse und Dokumente in der aktuell freigegebenen Version an. Daneben werden Neuigkeiten aus dem System oder auch Veränderungen angezeigt. Über einfache Links navigiert sich der Mitarbeiter dann schnell und einfach zu den weiterführenden Informationen, oder er nutzt die umfassende und selbsterklärende Suchfunktion, die eine Volltextsuche in den Dokumenten und Prozessen beinhaltet. So kann man auch ein sehr komplexes und umfangreiches Managementsystem für jeden Mitarbeiter handhabbar machen: Man benötigt nie mehr als drei Mausklicks bis zum Ziel.

Da neben der ISO 9001:2008 auch zunehmend die ISO 14001 für das Umwelt- und die ISO 16001 für das Energiemanagement in den Fokus von Voelkel rücken, ist ein integriertes Managementsystem wie das IMS sehr gut geeignet, da damit mehrere Normen mit einer einzigen Software und unter einer Oberfläche verwaltet werden können. Als Funktionserweiterungen nutzt Voel­kel zudem das Maßnahmen- und das Reklamationsmanagementmodul.

Modulare Erweiterungen für ein individuelles System
Die Software ist modular konzipiert, so dass sich Voelkel das Lösungspaket individuell und bedarfsgerecht zusammenstellen konnte.

Mit dem Modul Maßnahmenmanagement lassen sich sämtliche Aufgaben aus dem System sehr einfach erstellen, verteilen und kontrollieren. Die Maßnahmen laufen dabei aus den unterschiedlichsten Bereichen für den Mitarbeiter in einer übersichtlichen Liste zusammen. Sei es aus Audits, aus Prozessen und Dokumenten oder auch hinsichtlich der Erstellung neuer Elemente im System.

Im Rahmen des Reklamationsmanagements lassen sich ebenfalls Maßnahmen erstellen und bearbeiten. Darüber hinaus wird hier jedoch zusätzlich mit einem intelligenten elektronischen Formular gearbeitet, das den Weg bzw. den Workflow einer Reklamation im Hintergrund berücksichtigt sowie Informationen weiterleitet und kanalisiert. Reklamationen werden damit einfach erfasst und nehmen dann automatisch ihren Weg im Unternehmen. Es gehen keine Informationen verloren, Fristen und Verantwortlichkeiten werden eingehalten und durch die Datenbankunterstützung lassen sich die erhobenen Reklamationsfälle entsprechend auswerten und analysieren.

Weitere Vorteile, die darüber hinaus die Pflege und Administration des integrierten Managementsystems bei Voelkel enorm unterstützen, sind:

• Der Verwaltungsaufwand wird durch das Reduzieren von zeitintensiven Pflege- und Routinetätigkeiten gesenkt.
• Die Akzeptanz und der Nutzwert des Managementsystems seitens der Mitarbeiter werden nachhaltig gesteigert.
• Es werden alle erforderlichen Managementsysteme und Normen inkl. Prozessdarstellung, Handbuch und Audits verwaltet.
• Ein im System hinterlegtes, dezidiertes Rollen- und Rechtekonzept gewährleistet ein sicheres und präzises Steuern der Pflege-, Freigabe-, Lese- und Änderungsverantwortlichkeiten.
• Vorhandene Dokumente, Daten und Strukturen des Managementsystems lassen sich 1:1 übernehmen.
• Auch Datenbestände aus angrenzenden Systemen werden über Schnittstellen einfach integriert (zum Beispiel aus LDAP, SAP etc.).
• Zahlreiche vordefinierte Berichte für das Management und die Systemverantwortlichen gewährleisten einen permanenten Überblick auf das Gesamtsystem.

Das Implementieren – bedarfsorientiert und unkompliziert
Grundsätzlich baut der Software-Lieferant in seiner Projekt- und Beratungstätigkeit auf das Prinzip der „Hilfe zur Selbsthilfe“, d. h. der Anwender wird durch die Implementierungsphase in die Lage versetzt, eigenständig mit den Lösungen arbeiten zu können. Daher ist es Ziel, QM-Softwarelösungen zu entwickeln, die durch intuitive Benutzbarkeit, hohe Funktionalität sowie Einfachheit überzeugen und von jedem Mitarbeiter in einem Unternehmen und unabhängig von vorhandenen PC-Erfahrungen verstanden und genutzt werden können.

Auch bei Voelkel wurde mit einem Minimum an Beratungs- und Schulungsleistung ein Maximum an Softwarekompetenz geschaffen. Es wurde geprüft, welche Basislizenz und Module erforderlich sind, welche Ressourcen für die Implementierung zur Verfügung stehen, welche Termine berücksichtigt werden müssen und auch welche Mitarbeiter als Änderungs- und Pflegeverantwortliche das Kernteam für die Systemimplementierung bilden. Auf Basis dieser Informationen wurde das Projekt in strukturierte, übersichtliche Arbeitspakete unterteilt und innerhalb kürzester Zeit umgesetzt. Dazu Jacob Voelkel: „Nach der Installation der Softwarelösung und dem Workshop mit den QM-Verantwortlichen konnten wir bereits binnen kürzester Zeit sehr gute Ergebnisse vorweisen und das Managementsystem sukzessive aufbauen.“