Erfolg mit Haut und Haaren

Workflow-Management in großem Stil

03.11.2008 Die Schweizer Pentapharm, einer der weltweit führenden Hersteller von Wirkstoffen für die kosmetische Industrie, setzt seit zwölf Jahren auf Casymir. Die Kunden fordern von ihrem Zulieferer kompromisslose Produktqualität: Bei den Eidgenossen steuert seit 1996 die ERP-Software das Einhalten der zahlreichen Normen und strengen Herstellungsvorschriften.

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Seit 60 Jahren residiert Pentapharm in Basel mit einer Forschungs- und Produktionsstätte in Aesch, einer Vorortsgemeinde, sowie einer kleineren Betriebsstätte im Vouvry im Kanton Wallis. Insgesamt 180 Beschäftigte hat das Unternehmen, das neben Kosmetik- auch Pharma-. und Diagnostikwirkstoffe herstellt. „Wir machen keine Lippenstifte, keine Deos“, berichtet IT-Chef Reto Alispach. Pentapharm erzeugt alles Grundlegende zum Thema „Kosmetik und Haut“, vor allem hautpflegende Wirkstoffe. Collagen zum Beispiel: Der Stoff ist seit Jahrzehnten in aller Munde, gehört aber auf die Haut. In den siebziger Jahren wurde es noch traditionell aus tierischem Gewebe gewonnen und ursprünglich zur Blutstillung in der Brustkorb-Chirurgie eingesetzt. Dann erkannte die dieser Zeit boomende Kosmetik-Industrie die Bedeutung von Collagen für die Pflege menschlicher Haut: Es macht sie straff und gibt ihr Feuchtigkeit. So kam Pentapharm damals eher zufällig zu einem neuen Geschäftsfeld: der Einsatz ursprünglich pharmazeutischer Ingredienzien in der Kosmetik.

Ideen-Schmiede

Kompliziert im Aufbau wie Collagen ist auch die weite Palette der von Pentapharm produzierten Grundlagen-Wirkstoffe: Sie dienen der Zell-Revitalisierung, unterstützen die Hautfunktionen, verbessern die Mikro-Durchblutung, regeln die Feuchtigkeit. Andere sind die Basis für Anti-Falten-Cremes, wirken entzündungshemmend, erhalten die natürliche Hautflora oder haben einen Anti-Aging-Effekt.

Zu den Stärken von Pentapharm zählt, zusammen mit den Endherstellern gemeinsame Ideen und Produkte zu entwickeln. Pentapharm liefert die Basis. Der Abnehmer macht daraus seine „Formulierung“: Er entscheidet über die genaue Zusammensetzung, fügt Duftstoffe hinzu, kreiert eine Verpackung.
Als Hersteller kosmetischer, pharmazeutischer und Diagnostik-Wirkstoffen unterliegt Pentapharm einem engen Geflecht nationaler und internationaler Vorschriften, die bei der Produktion keinerlei Spielraum lassen. Im pharmazeutischen Bereich greifen die gesetzlichen Qualitätsvorgaben der GMP (Good Manufacturing Practice). Bei der Herstellung der Pharma-Wirkstoffe entscheidet die amerikanische FDA über Wohl und Wehe: Die Mitarbeiter der Food and Drug Administration kommen zur Verifikation der Produktion und Prozesse. Fällt die Prüfung schlecht aus, gibt es große Probleme: „Die könnten uns sofort die Importbewilligung entziehen, bis alle Vorschriften erfüllt sind. Bei Hauptprodukten können dann schnell „Umsatz-Prozente weg sein“, schaudert es den 50-jährigen IT-Chef.
Doch auch Prüfer können der Pentapharm nichts anhaben: Sämtliche entscheidende Produktionsprozesse sind validiert und abgenommen. Das bedeutet Workflow-Management im großen Stil. Die Software Casymir hilft, den gesamten Herstellungsprozess mit zu steuern, bei dem ein ständiger Austausch von Informationen stattfindet. Beim geringsten Fehler schon wird die Produktion des betreffenden Artikels gestoppt. „Auch die Überprüfungen der schweizerischen Behörde Swiss Medic setzt hohe Anforderungen an die Prozesse“, weiß Reto Alispach: „Die legen die Messlatte an die Qualität sehr hoch“. Eine klare Sache: Entweder alles in Ordnung – oder man fliegt aus dem Markt.

Fäden in der Hand

Selbstverständlich ist die Pentapharm nach ISO 9001 zertifiziert, und das französische Ecocert gewährleistet den Einsatz natürlicher Produkte. Dazu kommen auch noch die Qualitäts-Forderungen der Kunden: Ein einziges Kundenaudit kann da schon mal ein paar Manntage beanspruchen.

Nach fast 60 Jahren wurde der ehemalige Familienbetrieb Mitte letzen Jahres von der niederländischen Royal DSM übernommen. Der große Mischkonzern mit rund 23000 Beschäftigten will mit der Übernahme von Pentapharm im Kosmetikbereich weiter wachsen. DSM verfügt natürlich über eine große ERP-Installation eines führenden Anbieters.
Bei der Übernahme prüften Berater den Einsatz dieser Lösung bei Pentapharm – und winkten vorläufig ab: „Die haben schnell festgestellt, dass unsere Anforderungen mit dieser Software gut abgebildet sind“, berichtet Reto Alispach: „Es macht keinen Sinn, unsere gute, funktionsfähige Lösung abzuschaffen“.
Und so hält die Software bis heute die Fäden bei Pentapharm in der Hand. Es gibt nun zwar Schnittstellen zum DSM-System : Sales-Daten, Monatsabschlüsse, Kunden- und Artikelinfos werden als XML- oder CSV-Datei ausgetauscht. Pentapharm setzt aber weiterhin fast alle Casymir-Module ein: Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Controlling, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Auftrags-, Einkaufs- und Lager-Verwaltung, CRM, die komplette chargenorientierte Produktion sowie das Qualitätsmanagement.
Dabei stellt das Anlagen-Modul sicher, dass sämtliche Produktionsanlagen vorschriftgemäß gewartet werden. Der gesamte Wartungsplan ist im System hinterlegt. Das System kann detailliert vorbringen, wann wer welche detaillierte Wartung auszuführen hat und zeichnet auch die Daten auf.

Naheliegende Lösung

220 Clients sind insgesamt installiert. Jeder einzelne der Beschäftigten verfügt damit über einen eigenen Zugang – bis hin zum Reinigungspersonal, das damit die Getränkebestellungen pflegt. Verbesserungsvorschläge nimmt das Modul „Ideenmanagement“ entgegen: Sie werden unwiderruflich gespeichert und müssen innerhalb einer bestimmten Frist behandelt werden.

Je zwei Sun-Systeme in den Niederlassungen Aesch und Basel bilden das Rückgrat der IT-Infrastruktur. Die Software läuft auf traditionellen Windows-Rechnern. Eine Reihe Dell-Server übernimmt weitere Services wie Dokumentenmanagement und Software-Verteilung. Ein fünfter Sun-Server in Aesch bildet das separate Validierungsssystem, auf dem sämtliche Updates und Veränderungen getestet werden. Fehlerhafte Auswirkungen werden so schlicht ausgeschlossen. Zwei Niederlassungen sind via VPN und Citrix konnektiert, und die produktionswichtigen Sun-Systeme werden alle 15 min via rsync gespiegelt.
„Seit zwölf Jahren setzen wir ganz auf Casymir“, berichtet Reto Alispach. „Wir brauchten ein Rechnungswesen, verfügten aber nur über Steinzeit-Informatik“. Eine Recherche bei Branchenkollegen ergab, dass auch deren IT mangelhaft aufgestellt war. Auch eine Ausschreibung half nicht bei der Suche nach einem geeigneten Partner. Dabei lag die Lösung so nahe: „Ein Bekannter empfahl mir dann eben diese Software“, so Reto Alispach
Nach einem Workshop stand für Alispach fest: „Der Hersteller war schnell führend. Eine flexible Lösung, die unsere Anforderungen in kurzer Zeit erfüllen konnte“. Und während andere Anbieter beim fünften Meeting noch zwei weitere ankündigten, ging man einfach zur Sache: „Da wurde nicht lange rumgespielt“, erinnert sich Reto Alispach: „Das ging blitzschnell über die Bühne: Vertragsunterzeichnung im September, Live-Schaltung am 1. Januar“.

Diese pragmatische Grundhaltung gefällt dem 50-jährigen bis heute: „Die machen keine ewig langen Seminare. Das sind Leute, die direkt mit den Kunden arbeiten und Lösungen anbieten wollen“. Außerdem könne der Kunde in sehr kurzer Zeit selber mitarbeiten. Und was nicht passe, werde passend gemacht: Das geht nur bei vollem Zugriff auf den Quellcode jedes einzelnen Moduls. Bis heute ist Reto Alispach spürbar zufrieden mit der Software – und verteilt das größte Lob, das ein Systemhaus erringen kann: „Bei denen gibt es keine Berater, die erst mal ein halbes Jahr durch das Haus laufen. Die kommen, packen es an und machen es einfach“.

Heftausgabe: November-Dezember 2008
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Thomas Kind , freier Fachjournalist

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Thomas Kind , freier Fachjournalist

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