Der Qualifizierungsmasterplan

Während ein VMP sämtliche Validierungsaktivitäten einschließlich der Qualifizierung abdeckt, beschränkt sich der QMP auf die Aktivitäten der Qualifizierung. Ein QMP stellt somit einen Teil des übergeordneten VMP dar. Aufgrund der Praxiserfahrungen wird daher im Folgenden der VMP und QMP häufig gleichwertig als VMP/QMP referenziert.

Regulatorische Anforderungen
Aus regulatorischer Sicht beschreiben im Geltungsbereich des Arzneimittelgesetzes drei Dokumente die Inhalte eines VMP/QMP:

• Anhang 15 des EU-GMP-Leitfadens
• Aide mémoire zur Inspektion von Qualifizierung/Validierung
• PIC/S-Dokument PI 006.

Die PIC/S beschreibt in ihrem Dokument PIC/S PI 006 in Kapitel vier die Forderungen an einen VMP beziehungsweise QMP so präzise, dass es dazu kaum zusätzlicher Erläuterungen bedarf. Allerdings besteht in Deutschland keine Verpflichtung, die PIC/S-Dokumente umzusetzen, ihr Inhalt fließt jedoch in die Anforderungen des Stands der Technik ein. Im Vergleich dazu beschreiben sowohl Anhang 15 des EU-GMP-Leitfadens als auch das Aide mémoire der deutschen Behörden den VMP relativ knapp. Generell definieren alle drei Normen einen VMP/QMP als Übersichtsdokument, das allen Beteiligten zum einen den thematischen Einstieg in Projekte mit qualifizierungspflichtigen Anlagenteilen erleichtert und zum anderen einen Überblick über die Aktivitäten schafft, die im Rahmen eines Projektes zu leisten sind. Dabei hat der Masterplan einen zusammenfassenden Charakter.

Fazit: Im QMP sind die Anforderungen und die Vorgehensweisen der Qualifizierung kurz und präzise zu beschreiben. Der Umfang eines QMPs korreliert selten mit dessen Qualität. Einen kurzen, präzise formulierten QMP liest das Personal in der Regel häufiger als ein sehr umfangreiches Dokument. Um diese Prägnanz zu erreichen, sollte der Plan auf Dokumente verweisen, in denen die benötigten Informationen bereits enthalten sind. Das Zitieren, beispielsweise von SOP-Passagen im QMP, empfiehlt sich nicht, da bei Änderung der SOPs möglicherweise auch der QMP zu aktualisieren wäre. Dieser Aufwand für die Pflege der Dokumentation lässt sich durch ein Referenzieren vermeiden.

Der Aufbau des QMP: Einleitung, Organisation, Beschreibung
Die Einleitung des QMP soll die unternehmensindividuellen Rahmenbedingungen dokumentieren. Neben einer Beschreibung der Qualitätspolitik und der Verpflichtung seiner Geschäftsführung ist auch zu definieren, welche Methoden zum Einsatz kommen; auch mit Referenzierung auf dokumentierte Qualitätssicherungsverfahren, -handbücher oder andere etablierte Vorgehensweisen.

Der zweite Punkt, die Organisation, soll die organisatorische Struktur erläutern sowie die Projektorganisation und Verantwortung festlegen. Auch ist die Gewährleistung der Anforderung nach angemessener Schulung der am Projekt beteiligten Personen ebenso zu beschreiben, wie die Vorgehensweisen beim Erstellen und Genehmigen von Dokumenten (Referenzierung auf andere Dokumente ist möglich).

Der dritte Teil behandelt die Anlagen, Ausrüstungsgegenstände, Einrichtungen und technischen Systeme. Während ein späteres Kapitel noch die einzelnen technischen Systeme und Prozesse im Detail auflistet, gibt dieses einen Überblick über den Geltungsbereich des Dokuments. Die grundsätzlichen Anlagentypen und Systeme sollen kurz und prägnant beschrieben werden. Um die Gefahr einer detailgenauen Beschreibung zu vermeiden, bietet sich der Einsatz von Schaubildern und Prinzipschemata an.

Die Methodik, beziehungsweise ein Verweis auf bestehende SOPs, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen usw., die dem Unterscheiden von GMP-kritischen und unkritischen Systemen dienen, stehen im Mittelpunkt des Kapitels „Beschreibung der Verfahren für die Identifikation von GMP-kritischen Systemen“. In der Regel handelt es sich dabei um Formen der Risikoanalyse, die im Unternehmen zum Einsatz kommen. Die Verfahren sollen nachzuvollziehen sein und auch die Dokumentation derjenigen Entscheidungen ermöglichen, die dazu führen, dass technische Systeme oder Teilsysteme keiner Qualifizierung unterworfen sind. Im Ergebnis der Risikoanalyse wird in der Regel eine Matrix erstellt, die eine Identifikation der GMP-kritischen Systeme und ein Priorisieren der Qualifizierungsaktivitäten ermöglicht.

Auflistung, Format, Ressourcenplanung
Die Geräte, Anlagen und Systeme, die aufgrund ihrer GMP-Relevanz zu qualifizieren sind, sind im QMP an nächster Stelle vollständig aufzulisten. Im Idealfall enthält diese Matrix auch Angaben dazu, welche Phasen der Qualifizierung für die einzelnen Qualifizierungsobjekte zu durchlaufen sind. Eine Beschreibung der einzelnen Anlagen würde den Rahmen eines Qualifizierungsmasterplans übersteigen und sollte daher im Qualifizierungsplan erfolgen. Mithilfe einer solchen Qualifizierungsmatrix lässt sich der Aufwand anschaulich und übersichtlich darstellen. Mitunter kann es sinnvoll sein, in diese Matrix die Zeitplanung der Qualifizierung zu integrieren. Jedoch führen die Änderungen von Zeitplänen dann dazu, dass der QMP ebenfalls zu aktualisieren ist. Daher sollte eine solche Matrix üblicherweise in den Anhang des Dokumentes integriert sein, um diese ohne großen formalen Aufwand und ohne umfangreiches Genehmigungsverfahren aktualisieren zu können.

Durch eine überlegte Dokumentenstruktur lässt sich der Aufwand zur Pflege eines QMP begrenzen. Auch die Formate der verschiedenen Dokumente, in denen Qualifizierungspläne, -protokolle und -berichte zu erstellen sind, sind Gegenstand des QMP. In der Regel wird auf entsprechende allgemeingültige Dokumente im Unternehmen verwiesen (beispielsweise Master-SOPs). Leider gibt es keine Vorgaben für ein branchenweit einheitliches Dokumentationsformat. Somit müssen Auftragnehmer und Auftraggeber dem Problem unterschiedlicher Dokumentengestaltung frühzeitig begegnen.

Es bietet sich an, im Rahmen dieses Kapitels des QMPs auch Regelungen zu treffen, wie mit Dokumentenformaten von Lieferanten umzugehen ist, die nicht dem geforderten, Auftraggeber-spezifischen Dokumentationsformat entsprechen. Die Anforderungen an die Ressourcenplanung sind in den Regulatorien unterschiedlich. Während PIC/S PI 006 und Aide mémoire die Ressourcenplanung und Zeitplanung fordern, erwähnt der Anhang 15 des EU-GMP-Leitfadens nur die Zeitplanung.

Der Projektplanung inklusive Ressourcenplanung kommt eine große Bedeutung beim Erfolg des Projektes zu, so dass es sinnvoll ist, diese Planung in den QMP zu integrieren. Auch hier bietet es sich wie bei der Qualifizierungsmatrix an, die detaillierte Matrix der Ressourcenplanung in den Anhang des Dokumentes aufzunehmen. Die Tiefe der zeitlichen Projektplanung variiert von Unternehmen zu Unternehmen. Genauer als auf Monatsebene erscheint jedoch für einen QMP nicht sinnvoll. Je nach Umfang des Projektes kann eine Quartalsplanung aufgrund des reduzierten Überarbeitungsaufwandes durchaus sinnvoll sein, wobei die Funktion des Projektplans als Managementinstrument noch gegeben sein muss.

Änderungskontrolle, mitgeltende Dokumente und Anhänge
Prinzipiell ist zwischen zwei verschiedenen Arten von Änderungen zu unterscheiden: Dies sind zum einen Änderungen mit Einfluss auf GMP-kritische Anlagenteile und Systeme, und jene ohne. Die formalen Verfahren für die Änderungskontrolle können dabei sehr unterschiedlich sein, insbesondere was die Genehmigung betrifft. Damit die Mitarbeiter dieses formale Verfahren akzeptieren, sollte der Bearbeiter auf projektindividuelle Verfahren zur Änderungskontrolle verzichten und auf allgemeingültige SOPs des QS-Systems verweisen. Die Möglichkeit, auf andere bestehende und mitgeltende Dokumente wie SOPs zu verweisen, wurde bereits in den vorangegangenen Kapiteln erwähnt. Der Einsatz dieser Vorgehensweise bietet folgende Vorteile:

• Vermeiden von Redundanzen
• Verhindern unterschiedlicher Vorgehensweisen für gleiche Abläufe
• Minimieren des Aufwandes zur Pflege der Dokumente
• Vermeiden von Verwirrung über die anzuwendende Methode.

Eine Auflistung, welche Dokumente im Projekt zu berücksichtigen sind, bietet insbesondere auch den Auftragnehmern/Lieferanten einen Überblick über die Vorschriften, welche neben den Qualifizierungsdokumenten einzuhalten sind. Unter dem Gesichtspunkt der Dokumentenpflege kann der Auftraggeber auch auf das Nennen der Version des entsprechenden Dokuments verzichten. Ein Hinweis, dass die jeweils gültige Version anzuwenden ist, genügt. Sollte diese Übersicht noch nicht vorliegen, ist sie anzufordern. Wie bereits erwähnt, bietet es sich an, verschiedene Dokumente im Anhang zu verwalten, beispielsweise:

• Schemata und Zeichnungen
• Projektzeitpläne
• Ressourcenpläne

andere Übersichten und Dokumente mit kurzem Aktualisierungsintervall.
Wenn keine GMP-Belange betroffen sind, ist es möglich, die Anhänge des QMP ohne erneute Genehmigung auszutauschen, wobei die Information der relevanten Projektbeteiligten jedoch sicherzustellen ist. Eine separate Genehmigung wäre ebenfalls möglich. Wie bereits dargelegt, lassen sich durch eine überlegte Dokumentenstruktur der Pflegeaufwand eines QMP und damit die dafür erforderliche Ressourcenbindung begrenzen. Dennoch muss auch für diese Anhangdokumente festgelegt sein, wer diese ändern darf, wer bei Änderungen zu informieren ist und wer diese Anhänge genehmigt.