Wachstum im Griff

GUS-OS Suite hilft beim Prozessmanagement

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28.09.2012 Das Pharmaunternehmen Medac hat mit der Einführung einer logistikorientierten Prozessdenkweise im gesamten Unternehmen die Herausforderungen gemeistert, die mit der außerordentlichen Geschäftsentwicklung der jüngsten Vergangenheit verbunden waren. Die gewachsene Struktur eines mittelständischen Unternehmens von rund 350 Mitarbeitern am Standort in Wedel reichte nicht mehr aus, um den Zuwachs an Personal und Gütern zu managen, die sich innerhalb von vier Jahren jeweils mehr als verdoppelten.

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Entscheider-Facts Für Anwender

  • Medac benötigte ein neues ERP-System, um die Aufgaben bewältigen zu können, die mit der außerordentlichen Geschäftsentwicklung der jüngsten Vergangenheit verbunden waren.
  • Die OS-Suite bietet alle Möglichkeiten, die neuen Abläufe – die Workflows in der Planung bzw. Bereitstellung, im Auftrag und Einkauf – weitgehend papierlos abzubilden.
  • Die in der ERP-Lösung hinterlegten Workflows stellen außerdem die Basis zur Messung der Prozesse dar. Zu ausgewählten Workflow-Schritten werden die Zeitstempel erfasst und für die Ermittlung der Durchlaufzeiten ausgewertet.
  • Mit der OS-Suite wurde dabei ein vollständig workflow-gestütztes Lagerverwaltungssystem realisiert, das sowohl die Bestandsführung sowie Ein- und Auslagerungen steuert als auch ein komplettes Staplerleitsystem abbildet.

Medac steht für eine qualitativ hochwertige und optimierte Therapie krebs- und rheumakranker Menschen mit dem Ziel, eine optimale Lebensqualität zu gewährleisten. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auch auf der Behandlung von Kindern.

Medac-Präparate dienen der Behandlung von onkologischen und Autoimmun-Erkrankungen sowie Diagnostika zum Erkennen von Krebs und infektiösen Krankheiten. Darüber hinaus bietet Medac bewährte Therapeutika für die Urologie und Fibrinolyse an.

Mit einer neuen Organisation, übergreifendem Prozessdenken und einer unterstützenden Unternehmenslösung wird das Wachstum als Spezialanbieter sichergestellt. Neben dem deutschen Pharmamarkt ist Medac in Europa, Asien, im Mittleren Osten sowie demnächst in den USA, Japan und Lateinamerika aktiv.

Die strategischen Aufgaben zielen auf Kostenoptimierung durch große Chargen im Firmenkundengeschäft und die fortlaufende Erweiterung der generischen Produktpalette mit dem Ziel, jeweils der erste am Markt zu sein sowie Originale langfristig zu einem substantiellen Anteil am Geschäft weiter zu entwickeln.

Gewohnte Bearbeitungsmethoden nicht mehr ausreichend
Angesichts des enormen Mengenwachstums und Ressourcenbedarfs war es klar, dass herkömmliche Bearbeitungsmethoden nicht reichen würden, ein Projekt nach dem anderen anzugehen – sei es im IT-Bereich oder Lagerbau: Man wusste nicht nur nicht mehr, wohin mit der Ware, sondern ebenso wenig, wohin mit den vielen neuen Leuten. Und schließlich waren die alten Kommunikationswege überlastet.

Gesucht war demnach ein Ansatz, mit dem alle Probleme gleichzeitig angepackt werden konnten: Der Schlüssel lag in einer systematischen Prozessanalyse und -optimierung. Der Startschuss wurde vor vier Jahren gegeben mit einem Festlegen der zu betrachtenden Hauptprozesse. Dabei entstanden Prozesslandkarten, die die Arbeitsschritte und -beziehungen visualisierten. Insgesamt wurden 45 Projektteams gebildet.

Die Prozessvisualisierung half dabei, alle notwendigen, sequentiell ablaufenden betrieblichen Aktivitäten im Wertschöpfungsprozess – angefangen beim Forecast des Produktmanagers bis zur Ablieferung der Produktion ins Lager – neu zu gestalten.

Neue Prozesse auch im Einkauf
Auch im Einkauf wurden die Prozesse neu modelliert, wobei sich zum Beispiel zeigte, dass der Einkauf in der Vergangenheit viele Planungsfunktionen übernommen hatte – wie die Bedarfsauflösung für Losgrößen oder die Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs an Fertigprodukten. Heute werden 95 % der Einkaufsvorgänge auf der Grundlage von Planungsvorschlägen ausgelöst – nur Produkte für Neuausbietungen sowie Labor-Verbrauchsartikel und Maschinen laufen nicht über die Planungsabteilung.

Die systematische Analyse des durchgängigen Hauptprozesses „Auftrag“ förderte ebenfalls Schwächen zutage – zum Beispiel die vielfältigen Zuständigkeiten für Vertriebsbeziehungen, die Zugriffsmöglichkeit verschiedener Abteilungen auf die verfügbare Ware und mangelnde Qualität der Stammdaten sowie unvollständige Informationen zu Kundenaufträgen, die sich durch häufige Rückfragen der Kunden manifestierten.

Darüber hinaus fehlte ein Reklamationsmanagement, das den Kundendialog entscheidend unterstützte. Die mangelnde Anbindung an die Finanzbuchhaltung offener Zahlungseingänge rundete die Problemkreise ab.

Mit der Neudefinition der Prozesse wurden auch Kennzahlen eingeführt, die die Aufmerksamkeit systematisch auf die Problemzonen lenkten. Ergebnis war die kontinuierliche Verbesserung der Kundenzufriedenheit – ausgedrückt zum Beispiel im Rückgang der Reklamationen um mehr als 30 % oder der Durchlaufzeitverkürzung bei der Versandabwicklung um mehr als 40%.

Mit der Erarbeitung der neuen Workflows in den wertschöpfenden Prozessen trat eine Vielzahl anderer Mängel zutage, die einer gesamthaften Planungssicherheit entgegenstanden. Beispielsweise erwies sich die „alte“ Geschäftsplanungssoftware als ein über Jahrzehnte gewachsenes, mittlerweile inkonsistentes System. Aus diesem Grund wuchs der Druck, bei der Umsetzung des Prozessdenkens in neue Software zu investieren.

Vorarbeit mit Prozessdarstellungssoftware
Als Vorarbeit wurden die neuen operativen Prozesse in eine Prozessdarstellungssoftware überführt (Adonis), die gleichzeitig auch als Lastenheft für die elektronische Umsetzung mit dem neuen Geschäftsplanungssystem OS genutzt wurde.
Die OS-Suite bietet alle Möglichkeiten, die neuen Abläufe – die Workflows bei Planung bzw. Bereitstellung, im Auftrag und Einkauf – weitgehend papierlos abzubilden. Damit konnten vor allem die zeitaufwendigen Papierumläufe, wie sie beispielsweise in der Herstellung anzutreffen sind, reduziert und so die Durchlaufzeiten durch Neugestaltung und beschleunigte Abwicklung erheblich verkürzt werden.

Die in der ERP-Lösung hinterlegten Workflows stellen darüber hinaus die Basis zur Messung aller Prozesse dar. Zu ausgewählten Workflow-Schritten werden dann die Zeitstempel erfasst und für die Ermittlung der Durchlaufzeiten ausgewertet.

Sichtbares äußeres Zeichen der neuen Prozessausrichtung bei Medac ist natürlich das neue Logistikzentrum in Tornesch. Der Neubau beseitigt die akuten Platzprobleme und bietet die Grundlage für eine weitere Ablaufoptimierung sowie ein Vermeiden von unnötigen Materialbewegungen.

Die äußeren Maße beeindrucken: Das Hochregallager bietet 2772 Palettenstellplätze – bis zu 50 Paletten­bewegungen/h werden hier absolviert. Das automatische Behälterlager verfügt über eine Kapazität von 24.000 Behälterplätzen und erlaubt 150 Ein- und Auslagerungen/h. Und schließlich ist auf 625 m2 Kühllager Platz für weitere 250 Palettenstellplätze.

Die Kommissionierung besteht aus einem Bereitstellungsplatz für Konfektionierung, einem Arbeitsplatz für die Nachschubversorgung, einem Kommissionierplatz für den Export sowie drei Kommissionierplätze für den nationalen Versand.

Mit der OS-Suite wurde dabei ein vollständig workflow-gestütztes Lagerverwaltungssystem realisiert, das sowohl die Bestandsführung sowie Ein- und Auslagerungen steuert als auch ein komplettes Staplerleitsystem abbildet. Darüber hinaus werden die Kommissionierwaagen über GUS-OS gesteuert. Dabei wird die Software im Lager überall sichtbar: Auf Großbildschirmen wurde ein Regiezentrum für das Staplerleitsystem installiert, das die laufenden Prozesse aufzeigt. Auf diese Weise haben alle Beteiligten jederzeit einen aktuellen und ganzheitlichen Überblick über die Prozesse.

Rasantes Wachstum
Das Wachstum der letzten vier Jahre kann sich sehen lassen: Die Absatzmengen wuchsen um mehr als 130 %, der Umsatz wurde mehr als verdoppelt. Auch die Anzahl der Mitarbeiter stieg auf das Doppelte. Und nicht zuletzt: Anzahl der Zulassungen neuer Produkte und Präparate wuchs um mehr als 190 % – was sich natürlich in einem entsprechenden Anstieg der Produkte niederschlägt.

Oberstes Ziel der 2006 gestarteten Projektoffensive war es, die Komplexität beherrschbar zu machen und Übersicht wiederherzustellen. Der Fokus richtete sich damit auf die Logistik- und Kommunikationsstruktur bei Medac. Dies führte zu immer größerer Hektik und Abstimmungsproblemen sowie Platzmangel, welche durch eine Neuausrichtung der internen Arbeitsweise überwunden wurden – angefangen von der Präzisierung, Kommunikation und Dokumentation der Unternehmensziele über Planung, Herstellung und Qualitätskontrolle bis hin zur Entwicklung neuer Produkte.

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Heftausgabe: September 2012
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Martin Vollmer, Leiter Unternehmenskommunikation GUS Group

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Martin Vollmer, Leiter Unternehmenskommunikation GUS Group
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