Drei Hebel für die Kostensenkung

Es gilt, Verschwendung zu vermeiden, die Arbeitsabläufe und -prozesse effizienter zu gestalten und die eigenen Leistungen zu hinterfragen. Dafür kann es sich lohnen, Beschäftigte zum Nachdenken über mögliche Einsparungen zu motivieren.

Kostenkiller 1: Verschwendung vermeiden

In jedem Unternehmen wird Geld und Material verschwendet. Es wird unter anderem Abfall und Ausschuss produziert. Oder allgemein: Es werden zu viele Ressourcen verbraucht. In Zeiten, in denen es Unternehmen wirtschaftlich gut geht, wird dieser Verschwendung meist wenig Beachtung geschenkt.

In schlechten Zeiten ist die Kostenschraube oft die einzige Schraube, an der ein Unternehmen drehen kann, um zumindest kurz- und mittelfristig seine Liquidität zu verbessern. Es wird schnell klar, aus vielen kleinen – scheinbar unbedeutenden – Einsparungen werden rasch große Summen. Nicht selten entscheidet eine Kostensenkung um wenige Prozent darüber, ob ein Unternehmen mit Gewinn agiert – so zum Beispiel, wenn die Gewinnspanne nur vier, fünf Prozent beträgt.

Das Problem hierbei ist, dass Verschwendung auf der wertschöpfenden Ebene aus der Vogelperspektive meist nicht auffällt. Um hier die Einsparpotenziale zu erkunden, müssen die Mitarbeiter, die mit den Prozessen und Aufgaben vertraut sind, ins Boot geholt werden. Deshalb starten Unternehmen, die erfolgreich ihre Verschwendung reduzieren möchten, häufig Ideen-Wettbewerbe. Sie animieren ihre Beschäftigten, nach Einsparmöglichkeiten zu suchen. Durch solche Kampagnen sparen Unternehmen 1.000 bis 3.000 Euro pro Mitarbeiter/Jahr. Das zeigt eine Auswertung, die Innolytics auf der Basis von mehr als 100 Ideen-Wettbewerben branchenübergreifend durchführte.

Kostenkiller 2: Zeitfresser eliminieren

Mit Unternehmen verhält es sich wie mit Menschen: In fetten Jahren setzen sie Speck an. Sie starten zum Beispiel Projekte oder halten diese am Laufen, die keinen positiven Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten. Sie gönnen sich eine Entscheidungskultur, die zwar vielen das Gefühl vermittelt „Auch ich werde gehört“, aber die Prozesse extrem verlangsamt. Sie erbringen für ihre Kunden (kostenlose) Serviceleistungen, die diese gar nicht wertschätzen. Das frisst Arbeitszeit und bindet Personal. Und da die Löhne und Gehälter der größte Kostenblock in den meisten Unternehmen sind, ruht im Identifizieren und Eliminieren solcher Zeitfresser meist ein großes Einsparpotenzial.

Doch auch hier gibt es eine Herausforderung. Die Beschäftigten haben sich häufig an die bestehenden Abläufe und Prozesse gewöhnt. Deshalb gilt es, für effizientere Lösungen, zunächst das Denken der Mitarbeiter in neue Bahnen zu lenken – zum Beispiel im Rahmen der Ideen-Wettbewerbe. Zudem sollten sie an den Einsparungen beteiligt werden. Das erhöht ihre Motivation, gezielt darüber nachzudenken, wie sie effektiver (zusammen-)arbeiten können und ihre Bereitschaft, auch „harte Nüsse“ zu knacken. Eine moderne Ideenmanagement-Software bietet die Möglichkeit, dass Beschäftigte die Zeitfresser im Team diskutieren und die Verschwendung in Euro beziffern.

Kostenkiller 3: Prozesse und Abläufe digitalisieren

Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter ein abstrakter Begriff. Was er bedeutet, wird für sie oft erst klar, wenn dahinter messbare Ziele stehen. Beispielsweise die Durchlaufzeit bei Aufträgen um 20 % senken. Oder die Reaktionszeit auf Angebote halbieren. Die digitale Transformation hilft Unternehmen, zeit- und somit kostenintensive Prozesse mit oft überschaubaren Mitteln (teilweise) zu automatisieren und zu digitalisieren. Hierfür drei Beispiele.

Beispiel 1 ist Kosten im Kundenservice zu senken. Digitale Lösungen ermöglichen es Unternehmen, Standardfragen weitgehend online zu beantworten – beispielsweise durch FAQs und Erklärvideos auf der Webseite oder Datenbankabfragen, zum Stand eines Auftrags.

Beispiel 2 beschreibt wie die Kosten in der Logistik gesenkt werden können. Digitale Lösungen wie Virtual-Reality-Brillen erleichtern Mitarbeitern, Ladungen zu finden und das Lager effizienter zu organisieren. So senkt zum Beispiel die Digitalisierung der Lieferscheine drastisch den Aufwand bei der Organisation und bei Rückfragen.

Beispiel 3 zeigt wie sich Kosten durch ein Automatisieren von Entscheidungen senken lassen. In vielen Unternehmen könnten Entscheidungen statt von den einzelnen Sachbearbeitern individuell anhand standardisierter und automatisierter Kriterien getroffen werden. Ist ein Kunde beispielsweise mit einem Produkt unzufrieden, gibt hierfür Gründe an und kann diese auch mit Fotos belegen, wird automatisch eine Kompensation gewährt. Die Automatisierung von Entscheidungsprozessen hilft Unternehmen, langwierige Routineprozesse schnell und effizient durchzuführen.

Erfolgsfaktor Mitarbeiterbeteiligung

Bei der Suche nach Einsparpotenzialen auf der operativen Ebene sind die Führungskräfte auf den Input ihrer Mitarbeiter angewiesen. Es erfordert häufig eine detaillierte Kenntnis der Prozesse, um die Verschwendung und Zeitfresser zu identifizieren und zu reduzieren. Um ihre Prozesse und Leistungen effektiver zu gestalten, müssen die Unternehmen aufgrund der höheren Vernetzung zunehmend bereichsübergreifend denken. Das für die Einsparungen nötige Know-how befindet sich in verschiedenen Köpfen im Unternehmen und muss erst zusammengeführt und -gefügt werden, um die möglichen Einsparungen zu erzielen. Deshalb beinhaltet eine moderne Ideenmanagement-Software die Möglichkeit, Mitarbeiter an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen zu vernetzen und online miteinander zu diskutieren. Das ermöglicht es den Mitarbeitern, auch in bereichs- und standortübergreifenden Teams komplexe Lösungen zu entwerfen, bei denen wirklich Neuland betreten wird.

Wichtig ist es auch, das Einsparpotenzial in einfachen Businessplänen zu verdeutlichen. Dabei sollte auch das mögliche Einsparpotenzial von Ideen betrachtet werden. Unternehmen könnten mit Prämien für Mitarbeiter werben, wenn deren Ideen und Lösungen die erhofften Einsparungen bringen. Das ist für die Motivation der Mitarbeiter wichtig, alleine oder im Team, auch über Probleme nachzudenken, deren Lösung einigen „Hirnschmalz“ und das Aufgeben gewohnter Routinen erfordert, die aber ein hohes Einsparpotenzial haben.