Validierte Dokumentenmanagement-Software im Einsatz bei Ricola

Das Familienunternehmen Ricola in Laufen im Schweizer Kanton Basel-Land gilt als Pionier im naturgemäßen Kräuteranbau. Jährlich liefern über 100 Schweizer Bergbauern 1.400 Tonnen frische Kräuter. Für die Weiterverarbeitung der Kräuter und die Herstellung der Endprodukte verfolgt das Unternehmen hohe Qualitätsansprüche und setzt dabei auf etablierte Standards. So ist das Unternehmen nach der ISO 9001:2015 sowie der IFS Food – wonach es als lebensmittelherstellender Betrieb spezifische Vorschriften zu erfüllen gilt – zertifiziert. Darüber hinaus unterliegen die Kräuterprodukte aufgrund ihrer nachgewiesenen medizinischen Wirkung den Qualitätsanforderungen der „Guten Herstellungspraxis für Arzneimittel“ (GMP). Neben den Standards stellt das Unternehmen die selbst auferlegten hohen Ansprüche beispielsweise durch eigene risikobasierte Stichprobenkontrollen sicher. Nur somit lässt sich eine lückenlose Qualität der gesamten Prozess- und Produktionskette – von der Wareneingangskontrolle bis zum Warenausgang – gewährleisten.

Hohe Ansprüche für gute Qualität

Ein hohes Qualitätsniveau bedeutet jedoch auch einen hohen Verwaltungsaufwand für eine Vielzahl an Dokumenten. Für das Management sämtlicher Dokumente des Qualitätsmanagement-Systems (QMS) nutzt Ricola seit Januar 2018 die QM-Software Roxtra des deutschen Software-Anbieters Rossmanith. „Unser Qualitätsmanagement-System umfasst mittlerweile über 6.000 Dokumente“, erklärt Gabriel Hugenschmidt, Vizepräsident des Bereichs Quality Management bei Ricola. „Für das Management und die Verwaltung der Dokumente hatten wir vor Roxtra bereits zwei Dokumenten-Management-Systeme (DMS) im Einsatz. Da mit diesen jedoch unter anderem eine Abhängigkeit von übergeordneten IT-Programmen bestand, haben wir einen Systemwechsel angestrebt.“

Rund 1.400 Tonnen Kräuter verarbeitet Ricola jährlich zu original Schweizer Kräuterbonbons.

Die Anforderung: Ein möglichst unkomplizierter und rascher Aufbau des neuen Systems angelehnt an das bereits bestehende DMS sowie eine einfache Migration der Dokumente. „Roxtra überzeugte uns auf verschiedenen Ebenen: Die Software ist sehr anwenderfreundlich und einfach in der Bedienung und Verwaltung. Darüber hinaus zeichnet sie sich durch eine hohe Zuverlässigkeit im laufenden Betrieb aus“, berichtet Gabriel Hugenschmidt. „Das System hat sich in unserem Unternehmen deshalb schnell etabliert und die internen User-Rückfragen sind merklich zurückgegangen. Auch die Anzahl an fehlerhaften Dokumenten konnten wir deutlich reduzieren. Das fiel auch bei Inspektionen und Audits positiv auf.“

Für die Implementierung arbeitete der Software-Anbieter in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber zusammen. Der zuständige Projektleiter seitens Rossmanith begleitete und betreute das Projekt durch den gesamten Verlauf und unterstützte das Ricola-Projektteam durch regelmäßige Absprachen und Schulungen. Alles verlief nach einem klar strukturierten Plan: Rossmanith übernahm die technische Installation und unterstützte bei der Datenübernahme. Die interne IT von Ricola nahm anschließend die weitere administrative Einrichtung vor – darunter den Aufbau verschiedener Benutzergruppen in der Software. So konnte das Schweizer Unternehmen die Einführung der neuen Software im Unternehmen strukturiert und im eigenen Tempo vornehmen.

Umsetzen von Sonderlösungen

„Auch besondere Anforderungen und Sonderlösungen waren kein Problem und konnten wir gemeinsam mit unserem Ansprechpartner erarbeiten und umsetzen. Beispielsweise entwickelten wir einen speziellen Workflow für Dokumente, die in der Produktion in Papierform vorliegen, wie Reinigungspläne und Herstellvorschriften. Darüber hinaus haben wir nun einen Workflow, der es uns ermöglicht, Formulare direkt in der QM-Software auszufüllen, diese zu bewilligen und abzuspeichern“, erzählt Hugenschmidt.

Eine weitere Besonderheit stellte die GMP-konforme Validierung der Software dar: „Eine Validierung ist oft eine Herausforderung: Sie erhöht den Projektaufwand um circa 20 %, sofern erfahrene Mitarbeitende und etablierte Vorgaben vorliegen. Die Validierung begleitet das Projekt von der Idee bis zum Abschluss. Es ist daher schwierig, den absoluten Aufwand zu beziffern.

Schätzungsweise dürften es sich um rund 15 Arbeitstage handeln, die sich gleich auf konzeptuelle und rein dokumentarische Aufgaben aufteilen lassen. Dieser Aufwand wird jedoch mit einem stabil funktionierenden System mehr als kompensiert“, klärt Hugenschmidt auf.

Sieben Milliarden Bonbons werden jährlich von Ricola in Laufen produziert.Bilder:Ricola

Durch die enge Zusammenarbeit und Abstimmung funktionierte die Validierung reibungslos: So konnte das Schweizer Unternehmen auf frühere Erfahrungen mit anderen DMS und IT-Systemen zurückgreifen, während der Software-Anbieter bei der Umsetzung unterstützte und die entsprechende benötigte technische Dokumentation erstellt und bereitgestellt hat.

Durch die erfolgreiche Implementierung und die überzeugende Usability der QM-Software am Ricola Hauptsitz in Laufen, wird derzeit auch in der Tochter-firma in den USA die Einführung der Software geprüft. Eine englische Version des Systems ist bereits heute schon im Einsatz: „Mehrere Mitarbeitende bei uns in Laufen arbeiten mit der englischen Ausführung“, sagt Gabriel Hugenschmidt. „Roxtra hat unsere Erwartungen eindeutig erfüllt und wir sind dabei weitere Angebote von Rossmanith zu testen.“

Zum Unternehmen

Ricola blickt auf eine lange Geschichte zurück: Seit nunmehr drei Generationen ist das Unternehmen in Familienbesitz. 1930 wurde die Confiseriefabrik Richterich & Co. von Emil Richterich gegründet. Dieser befasste sich intensiv mit der Heilkraft von Kräutern und entwickelte 1940 erstmals die heute noch verwendete Rezeptur aus 13 Kräutern für das weltweit beliebteste Ricola-Produkt – der Schweizer Kräuterzucker. Exportiert werden die Erzeugnisse mittlerweile in über 50 Länder. Die Kräuter hierfür stammen dabei nach wie vor original aus der Schweiz.