Änderungen dokumentieren und bewerten
  • Beim Änderungswesen (Change Control) müssen alle Projektpartner eingebunden werden. So bleiben alle Abwandlungen vom ersten Plan nachvollziehbar; die Auswirkungen auf weitere Aktivitäten werden berücksichtigt.
  • Das System der pharmazeutischen Änderungskontrolle betrachtet alle Auswirkungen einer Änderung auf den validierten Status des Prozesses (vgl. Definition EU-GMP-Leitfaden, Anhang 15).
  • Das technische Änderungswesen hat während des gesamten Projektes dafür zu sorgen, dass Änderungen erkannt und berücksichtigt werden, die in Bezug auf GMP und damit die Arzneimittelqualität kritisch sind.
Bild: Bacho Foto - Fotolia.com

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Diese Definition schließt auch Änderungen des Qualifizierungsstatus mit ein. Eine detaillierte Vorgehensweise für dieses pharmazeutische Änderungswesen würde den Rahmen an dieser Stelle sprengen, daher beschränken sich die folgenden Ausführungen auf ein technisches Änderungswesen innerhalb eines Projektes.

Das technische Änderungswesen erfasst alle Änderungen, die während eines Projektes durchgeführt und zu verfolgen sind. Dabei hat das technische Änderungswesen während des gesamten Projektes dafür zu sorgen, dass Änderungen erkannt und berücksichtigt werden, die in Bezug auf GMP und damit die Arzneimittelqualität kritisch sind. Entscheidend ist, dass der bereits erreichte Qualifizierungsstatus erhalten und gesichert wird. Da nur wenige Änderungen in den frühen Phasen der Qualifizierung GMP-relevant sind, sollte das System des technischen Änderungswesens stärker auf die Projektänderungen hin ausgerichtet sein und zugleich die GMP-Aspekte berücksichtigen. Der Übergang vom System der technischen zur pharmazeutischen Änderungskontrolle erfolgt häufig dann, wenn ein erreichter Qualifizierungstatus überwacht werden muss.

Ein technisches Änderungswesen muss von den beteiligten Projektpartnern – Auftraggeber und Auftragnehmer – getragen werden. Im Rahmen von Projekten sind dafür insbesondere die Schnittstelle zum pharmazeutischen Änderungswesen und damit die Übergabe der Daten festzulegen. Das Ziel ist eine Rückverfolgbarkeit von Anlagenmodifikationen und der Risikobewertung. Das technische Änderungswesen muss ebenfalls in einer SOP beschrieben werden.

Im Folgenden wird auf die Aspekte Durchführung fokussiert:

  • Durchführung des Änderungskontrollverfahrens,
  • Änderungskontrollgremium und
  • Dokumentation von technischen Änderungen.

Durchführung des technischen Änderungskontrollverfahrens
Wichtig ist, dass alle Änderungen nur dann umgesetzt werden dürfen, wenn diese vorher schriftlich beantragt und genehmigt wurden. Die GMP-Kritikalität ist dabei ein wesentlicher Prüfpunkt.

Es muss festgelegt sein, welche Mitarbeiter Änderungen beantragen dürfen. Jede Änderung wird auf die kritischen Einflussfaktoren für das System bzw. Produkt evaluiert und während des Verfahrens bewertet. Die dazu erforderlichen Verfahrensabläufe sind vorab schriftlich zu dokumentieren.

Entscheidend ist, dass eine Verfahrensbeschreibung vorliegt, aus der hervorgeht, wie das Änderungskontrollverfahren abläuft. In der Beschreibung der Vorgehensweise müssen folgende Aspekte unbedingt berücksichtigt werden:

  • Wer gibt Formulare für das Änderungskontrollverfahren aus?
  • Wer ist verantwortlich für das Erfassen der Änderung?
  • Wer vergibt Laufnummern oder Änderungsnummern?
  • Wie wird der Antrag ausgefüllt?
  • Wie erfolgt die Genehmigung des Änderungsantrags?
  • Wie werden Anregungen und Kommentare der Genehmigungsinstanzen erfasst?
  • Wie werden die erforderlichen Maßnahmen für die Änderung erfasst?
  • Wer verwaltet den Änderungsantrag?

Das Änderungskontrollgremium umfasst den gleichen Personenkreis wie das Qualifizierungsteam. Denn bei einer Änderung werden alle Aspekte untersucht, die auch bei dem Erstellen eines Qualifizierungsdokuments berührt werden.

Dokumentation von technischen Änderungen
Neben dem allgemeinen Vorgehen ist auch festzulegen, wie die Änderungen, das Festlegen der dafür erforderlichen Maßnahmen und deren Genehmigung dokumentiert werden. Das Bearbeiten der Änderung muss zu jedem beliebigen späteren Zeitpunkt anhand der Dokumentation umfassend und transparent in allen Projektphasen nachvollziehbar sein.

Im Rahmen von Qualifizierungsprojekten erfolgt die Dokumentation in der Regel mit einem Änderungsantrag, in dem alle maßgeblichen Informationen eingetragen werden. Da diese Dokumente fortlaufend geführt werden, erhält man jederzeit einen vollständigen Überblick über Änderungen.

Die Änderungen sind nach einem festgelegten Verfahren zu genehmigen. Allerdings gibt es im Betriebsalltag immer wieder Situationen, in denen man von der herkömmlichen Vorgehensweise abweichen muss. Dies kann zum Beispiel ein Anlagenstillstand in der Nachtschicht zum Samstag oder Sonntag sein, an dem Entscheidungspersonen nicht erreichbar sind. Auch in solchen Ausnahmesituationen muss die Nachvollziehbarkeit der getroffenen Entscheidung gewährleistet sein, beispielsweise durch eine gründliche Untersuchung der getroffenen Entscheidungen, wenn die Entscheidungsträger wieder verfügbar sind.

Für nicht geplante Änderungen, wie beispielsweise Änderung während der Montage usw., muss ein Maßnahmenplan festgelegt werden. Wichtig ist hier vor allem die vollständige Dokumentation der veranlassten Sofortmaßnahmen.

Dieser Text ist ein Auszug aus dem Praxisbuch „GMP-Anlagenqualifizierung in der Pharma-Industrie“ aus dem Maas & Peither GMP-Verlag, Schopfheim


 

 

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