Ohne sie läuft nichts

Assistentinnen: Schaltstelle im Führungsgetriebe

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23.02.2011 Assistentinnen nehmen heutzutage eine Schlüsselfunktion wahr, wenn es um die möglichst reibungslose Führung einer Abteilung geht. Mit strategischen Qualifizierungsmaßnahmen sorgt Merck dafür, dass der Office-Bereich optimal aufgestellt ist.

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Entscheider-Facts Für Anwender

  • Assistentinnen-Qualifizierung bei Merck - mit Vielfalt zum Erfolg
  • vielseitiger offener Seminarkatalog rund um die Office-Tätigkeit;
  • Qualifizierung „Professionelle Merck-Assistenz" national und international;
  • Programm für erfahrene Assistentinnen und Office-Managerinnen
  • „Senior Assistants@Merck";
  • „Young Assistants Day" für Berufseinsteigerinnen;
  • „Office Day" für berufserfahrene Büro-Fachkräfte;
  • selbst organisiertes Kolleginnen-Netzwerk „OfficeNet".

Termin- und Reiseplanung, Koordination von Meetings oder Zusammenstellen wichtiger Kennzahlen – die Welt moderner Chefvorzimmer ist komplex, dynamisch, bunt und international. „Die Auswahl meiner Assistentin ist für mich ebenso wichtig wie für jeden leitenden Angestellten“, betont Dr. Michael Wilk, Leiter der globalen organischen Syntheseproduktion bei Merck in Darmstadt. Ohne die Kommunikationsfähigkeiten und die interkulturellen Kompetenzen seiner Office-Managerin wäre sein Vorzimmer nur halb so effizient – davon ist der Verfahrensingenieur überzeugt.

Gezielt die Arbeitsmarktfähigkeit fördern

Egal ob Daten- oder Informationsschutz, Trainingsmaßnahmen für Mitarbeiter oder Arbeitssicherheit – zahlreiche neue Themen im Verwaltungsbereich müssen zentral koordiniert werden. „Themenbreite und Selbstständigkeit unserer Office-Mitarbeiterinnen sind in den letzten Jahren stark gestiegen – heute werden ganze Arbeitspakete von Assistentinnen betreut“, sagt dazu Dr. Andreas Pies, damals Leiter der Pharmaproduktion. Er hat die Arbeitssicherheit im administrativen Bereich seines Betriebs schon vor einiger Zeit in die Hände seiner Assistentin gelegt und ist überzeugt: „Oft schlummern im Office wertvolle Potenziale, die ungenutzt bleiben.“

Mit einem Bündel an Maßnahmen unterstützt das Pharma- und Chemieunternehmen Merck deshalb die Weiterbildung seiner rund 400 Mitarbeiterinnen im Assistenz-Bereich in Deutschland und fördert gezielt deren Employability (Arbeitsmarktfähigkeit). Ein thematisch umfangreicher, offener Bildungskatalog, der den Wandel der Branche und des gesamten Wirtschaftsgeschehens deutlich abbildet, umfasst Themen vom Gedächtnistraining über Betriebswirtschaft oder Rhetorik bis hin zu Bürokommunikation oder spezifischen IT-Workshops. „Die Frage, wie ich mit meinem Gegenüber umgehen kann, bestimmt einen sehr großen Teil unserer Aufgabe“, sagt Isabell Grüll, Assistentin von Produktionsleiter Wilk. Im Seminar „Vom Molekül zur Markteinführung – Pharmafachwissen für Assistenz“ können die Assistentinnen Tuchfühlung mit der fachlichen Seite ihres Arbeitgebers aufnehmen.

Mittlerweile haben 75 Assistentinnen ein zweijähriges Qualifizierungsprogramm „Professionelle Merck Assistenz“ (PMA) mit einem internen Zertifikat abgeschlossen. Weitere 25 Teilnehmerinnen befinden sich in der Weiterbildungsmaßnahme, die in zwei Pflicht- und drei Wahlmodule aufgeteilt ist. Diese Wahlmodule können aus rund 15 unterschiedlichen Themen ausgesucht werden. Sie vermitteln dadurch Wissen, das direkt zu dem jeweiligen Arbeitsplatz bzw. Arbeitsstelle, den persönlichen Entwicklungsfeldern und jeweiligen Interessensgebieten von Vorgesetzten sowie Mitarbeitern passt. Neben der Entwicklung der Teilnehmerinnen haben die Weiterbildungsverantwortlichen die Verbreitung eines einheitlichen Unternehmensstandards im Auge. „Der Austausch zu Inhalt und Form der eigenen Arbeit im Kolleginnenkreis erweitert das Bezugssystem der Teilnehmerinnen“, erklärt Christine Maurer, Geschäftsführerin der Unternehmensberatung Cope OHG aus Heppenheim und Trainerin im PMA-Programm. Der Blick weg vom eigenen Chef als Einzelperson hin zur Reflexion der grundlegenden Rolle als Assistentin ist aus ihrer Sicht ein wichtiger Entwicklungsschritt für professionelle Assistentinnen.

Betriebliche Qualifizierungsangebote

Die Zusammenarbeit mit weltweiten Standorten und die damit verbundene Kommunikation gehören bei Merck für die meisten Assistentinnen des global aufgestellten Unternehmens zum Alltagsgeschäft. Eine internationale Variante der PMA trägt dieser Anforderung Rechnung: Während eines bis zu zwölfwöchigen Auslandsaufenthaltes in einem Tochterunternehmen tauchen die Teilnehmerinnen in Sprache und Kultur ihres Gastlandes ein, sammeln Praxiserfahrungen, erleben andere Arbeitsweisen und bauen ihr persönliches Netzwerk rund um den Globus aus. Den Aufenthalt organisieren die Teilnehmerinnen selbst und setzen dabei ihre in der Weiterbildung erworbenen Kenntnisse direkt um.

Die Palette der betrieblichen Qualifizierungsangebote für Assistentinnen bei Merck greift gezielt aktuelle Trends und momentane Herausforderungen des Marktes auf. Darüber hinaus orientierten sie sich an den Unternehmenswerten sowie dem „Merck-Competency-Compass“. „Fähigkeiten wie überzeugende Kommunikation, Ergebnis- und Kundenorientierung oder Teamarbeit spielen im Tagesgeschäft von Office-Mitarbeiterinnen eine zentrale Rolle“, weiß Trainings-Managerin Tanja Pomplun, die in der Weiterbildungsabteilung für die Qualifizierung dieser Zielgruppe verantwortlich ist.
Für Dr. Waltraud Hellmann, Leiterin der Personal- und Organisationsentwicklung von Merck, steht ein weiterer wichtiger Punkt im Vordergrund: „Unser umfangreiches Angebot bündelt und vereinheitlicht das Weiterbildungsgeschehen für diese Zielgruppe.“ Ihr Wunsch ist ein unternehmensweiter Standard für Office-Managerinnen, der interne berufliche Wechsel deutlich vereinfacht. Die Basisqualifikationen für heutige Bürobesetzungen sind heterogen und reichen von denen einer klassischen Sekretärin über Quereinsteigerinnen ohne kaufmännische Berufsausbildung bis hin zur heutigen Kauffrau für Bürokommunikation. Rund die Hälfte der Assistentinnen und Office-Managerinnen bei Merck sind über 40 Jahre alt, die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit liegt bei knapp 14 Dienstjahren.
Mit einem speziellen Seminarkonzept für Senior Assistants fördert Merck die Employability seiner High Professionals im Office-Segment. „Hier berücksichtigen wir die langjährige Berufserfahrung sowie die ausgeprägte fachliche Qualifikation“, berichtet Tanja Pomplun. Das Programm „Senior Assistants@Merck“ widmet sich vertiefend Themen wie soziale und emotionale Kompetenz, Gesundheit und Regeneration sowie der Job- und Marktplatzierungskompetenz der Teilnehmerinnen.

Erfahrungswissen über alle Hierarchien weitergeben

Eine Schlüsselanforderung des Merck-Engagements ist die Weitergabe von Erfahrungswissen quer über alle Hierarchiestufen und Unternehmensbereiche: Ein jährlicher „Office-Day“ sowie ein „Young Assistants Day“ greifen aktuelle Themen auf und geben Entwicklungsimpulse. Das Netzwerk „OfficeNet“, betrieben von Assistentinnen und Office-Managerinnen, ist tief in der Zielgruppe verankert. Seine Netzwerk-Arbeit kann so die Weiterbildungsangebote ideal ergänzen. Der Austausch im Kolleginnenkreis sowie das Bereitstellen von Wissen auf einer gemeinsamen Intranet-Plattform steigern Effizienz und Motivation aller Beteiligten und geben ihnen Souveränität im täglichen Handeln. Irgendwo findet sich immer jemand, der seine Erfahrungen bei einer Aufgabe mit anderen teilt.

Die Aussicht auf weitere Entlastung bei anspruchsvollen Arbeiten liefert für viele Merck-Vorgesetzte eine hohe Motivation, die Weiterbildung ihrer Assistenzen zu unterstützten. Zwischen 5 und 10 % der Arbeitszeit stellt Andreas Pies beispielsweise seiner Mitarbeiterin für Bildungs- und Netzwerksaktivitäten zur Verfügung. Immer öfter sind Weiterbildungstage mit Blick auf kommende Aufgaben fester Bestandteil von Mitarbeiter- und Personalentwicklungsgesprächen. Die Rechnung der Chefs ist einfach: Vorgesetzte, die wissen, dass sich der Aufwand lohnt, verzichten gerne für eine gewisse Zeit auf ihre rechte Hand.

Heftausgabe: Februar 2012
Dr. Ulrike Felger, freie Fachjournalistin

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Dr. Ulrike Felger, freie Fachjournalistin
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