E-Invoicing für Finance-Entscheider in Pharma- und Lebensmittelindustrie

Noch weniger als zwölf Monate bleiben vielen Unternehmen, bevor aus regulatorischer Vorbereitung operative Realität wird. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz im B2B-Geschäft in Deutschland ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen versenden. Was aktuell noch wie eine Übergangsphase wirkt, ist in Wahrheit die letzte Galgenfrist vor einem tiefgreifenden Eingriff in etablierte Finanz-, Steuer- und Prozesslandschaften.

Gerade für international tätige Unternehmen aus der Pharma- und Lebensmittelindustrie fühlt sich das Thema oft wie eines von vielen an. Der Alltag ist geprägt von hohem regulatorischem Druck, komplexen Lieferketten, schwankenden Rohstoffpreisen und einem ständigen Fokus auf Qualität, Sicherheit und Compliance. Doch genau deshalb lohnt es sich, jetzt genauer hinzusehen. Denn E-Invoicing ist längst kein isoliertes IT-Thema mehr, sondern Teil eines grundlegenden Wandels in der steuerlichen Kontrolle von Transaktionen.

Warum Pharma und Food besonders gefordert sind

Pharma- und Lebensmittelunternehmen bewegen sich in einem Umfeld, in dem Fehler teuer sind. Dokumentationspflichten, Rückverfolgbarkeit, internationale Warenströme und enge Margen gehören zum Tagesgeschäft. Rechnungen sind hier weit mehr als reine Zahlungsdokumente. Sie sind Bestandteil regulatorischer Nachweise, steuerlicher Meldungen und nicht selten auch Auslöser für interne und externe Prüfungen.

Hinzu kommt, dass viele Unternehmen der Branche historisch gewachsene Systemlandschaften betreiben. Mehrere ERP-Instanzen, regionale Besonderheiten und unterschiedliche Prozessreifegrade sind eher die Regel als die Ausnahme. Genau das trifft nun auf regulatorische Vorgaben, die Standardisierung, formale Korrektheit und in vielen Ländern sogar Echtzeit-Validierungen verlangen.

Der verbreitete Trugschluss: „Deutschland ist ja noch moderat“

Zwar verlangt Deutschland bisher „nur“ die Fähigkeit, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Doch schon ab 2027 wird für mittlere und größere Unternehmen die strukturierte E-Rechnung im Versand verpflichtend. Besonders problematisch: Andere Formate verlieren dann ihre steuerliche Anerkennung. Spätestens ab 2028 gilt das dann auch für alle Unternehmen.

Gleichzeitig entwickelt sich das regulatorische Umfeld in Europa rasant weiter. Mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ bereitet die EU eine transaktionsbasierte, nahezu in Echtzeit erfolgende Mehrwertsteuer-Berichterstattung vor. In Ländern wie Italien, Belgien, Polen oder Frankreich sind entsprechende Modelle bereits Realität oder stehen kurz vor dem Einführen. Für international tätige Unternehmen bedeutet das: Nationale Mindestanforderungen reichen nicht mehr aus, wenn grenzüberschreitende Prozesse stabil funktionieren sollen.

E-Invoicing ist kein IT-Projekt – sondern ein Finance-Thema

In vielen Organisationen wird E-Invoicing noch immer als technische Integrationsaufgabe betrachtet. Die IT soll „das Thema lösen“, Finance und Tax kommen später dazu. In der Praxis führt genau dieser Ansatz häufig zu Problemen. Denn E-Invoicing greift tief in steuerlich relevante Kernprozesse ein: Von Pflichtfeldern und Validierungslogiken über Meldefristen bis hin zu digitalen Signaturen und Archivierungsvorgaben.

Fehler an dieser Stelle bleiben jedoch nur selten folgenlos. Abgelehnte Rechnungen, verzögerte Zahlungen, Unsicherheiten beim Vorsteuerabzug oder sogar Bußgelder sind reale Risiken. Gerade in Branchen, in denen Versorgungssicherheit, Cashflow-Stabilität und regulatorische Verlässlichkeit entscheidend sind, kann das schnell spürbare Auswirkungen haben.

Auch moderne ERP-Systeme haben Grenzen

Viele Finance-Entscheider verlassen sich darauf, dass moderne ERP-Systeme internationale E-Invoicing- und Tax-Compliance-Anforderungen „mit abbilden“. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die größten Herausforderungen oft außerhalb des ERP-Kerns liegen: länderspezifische Formate, behördliche Echtzeit-Validierungen, Zertifikatsmanagement, Anbindungen an staatliche Plattformen oder komplexe Rückmeldelogiken.

Gerade in Konzernen mit Shared-Service-Modellen entstehen so lokale Workarounds, die kurzfristig helfen, langfristig aber neue Risiken schaffen. Nicht das ERP ist das Problem, sondern die Erwartung, globale Compliance lasse sich ohne spezialisierte Infrastruktur dauerhaft absichern.

Expertenforum Containment 2026: Das Programm steht

Am 24. und 25. Februar 2026 findet in Darmstadt zum zweiten Mal das „Expertenforum Containment“ statt. Im Zentrum der Fachveranstaltung stehen praxisorientierte Anwendungsbeispiele für Containment-Lösungen sowie ein Besuch des Merck Launch & Technology Centers.

Zentrale Steuerung, lokale Realität

Erfolgreiche Unternehmen verfolgen deshalb einen hy­briden Ansatz. Finance und Tax setzen zentrale Leitplanken, während länderspezifische Anforderungen sauber und systematisch umgesetzt werden. E-Invoicing wird dabei nicht isoliert betrachtet, sondern als Bestandteil einer umfassenden Finance- und Tax-Strategie.

Für CFOs und Finanzverantwortliche in der Pharma- und Lebensmittelbranche heißt das, E-Invoicing auch als strategisches Instrument zu verstehen: zum Absichern von Cashflows, zur Reduktion operativer Reibungsverluste und zum Vorbereiten auf kommende Echtzeit-Reporting-Pflichten. Wer frühzeitig investiert, gewinnt Transparenz, Stabilität und Handlungsspielraum.

Die Uhr tickt – und der Handlungsdruck steigt

So hart es ist: Die verbleibenden Monate bis zur verbindlichen Versandpflicht sind keine Komfortzone mehr. Sie sind ein begrenztes Zeitfenster, um Weichen zu stellen. Gerade für international tätige Pharma- und Lebensmittelunternehmen – aber auch für all diejenigen, die sich auf Deutschland oder die DACH-Region konzentrieren – ist jetzt der richtige Moment, E-Invoicing von der To-do-Liste der IT auf die Agenda der eigenen CFOs und Finance-Leitungen zu holen.

Denn E-Invoicing ist kein lästiges IT-Muss. Es steht vielmehr für einen unaufhaltsamen strukturellen Wandel in der Art, wie steuerliche Kontrolle ausgeübt wird. Wer das Thema heute ganzheitlich angeht, schafft Resilienz für morgen. Wer abwartet, riskiert operative Brüche genau dort, wo Stabilität in der Branche besonders zählt. Oder anders ausgedrückt: Auch in der Pharma- und Lebensmittelindustrie ist die Fähigkeit, steuerlich relevante Daten korrekt, vollständig und automatisiert digital bereitzustellen, heute längst genauso geschäftskritisch wie Cashflow-Management oder Forecasting.

Die größten Pharmaprojekte 2025

Großinvestitionen von Pharmaunternehmen in den USA nehmen weiterhin zu, aber auch in anderen Regionen plant und baut die Branche ihre Präsenz aus. Ein Überblick der jüngsten Projekte.