Projekt-Kommunikations-Management-Systeme in der Praxis
  • Unternehmen sind gut beraten wenn sie ein System nutzen, dass den Datenfluss eines (Bau)Projektes organisiert, archiviert und relevante Informationen und Unterlagen zur richtigen Zeit, in der entsprechenden Qualität an die richtigen Empfänger liefert.
  • Schleichen sich auf dieser Ebene Fehler ein, fressen sie sich durch das gesamte Projekt und gefährden dessen erfolgreichen Abschluss. Dann heißt es: Ziel verfehlt.
  • Gleichzeitig erhöht eine Softwarelösung die Gesamteffizienz eines Projektes.

Ein Projektmanager hält bei Bauprojekten die Zügel in der Hand und lenkt alle drei Einflüsse in die richtigen Bahnen. Denn: Es ist seine Aufgabe, die zahlreichen Anforderungen, die sich aus einem Bauvorhaben ergeben, zu organisieren. Handlungsmaxime muss immer sein, das Projektziel im Sinne des Bauherrn zu erreichen. Bei Pharmabauprojekten steigen die Herausforderungen an die Projektmanager noch einmal um ein Vielfaches im Vergleich zu anderen Branchen: Die Gebäude müssen GxP-konform, zügig fertig und gut kalkuliert sein.

3C-Management: Komplexität mal drei
Damit der Weg durch das vielverzweigte Netzwerk an Baubeteiligten unterschiedlicher Disziplinen und Interessen ohne Hindernisse zu begehen ist, hat Drees & Sommer das 3C-Management entwickelt. Die C´s stehen für Construction (Planung und Realisierung), Commissioning (Inbetriebnahme der Technik/Produktionslinien) und Compliance (GMP-Regelkonformität). Es ist eine interdisziplinäre Managementmethode, bei der die Planung und Ausführung von Bau- und Prozessprojekt sowie die anschließende Qualifizierung bereits bei Projektinitiierung eng aufeinander abgestimmt sind. Dafür analysieren die Experten Risiken und Erfordernisse, die während des Projektverlaufs auftreten könnten. Anschließend erstellen sie einen übergeordneten Termin- und Ablaufplan, der ein reibungsloses Nebeneinander von Bau-Gewerken und Anlagentechnik ermöglicht. Der verantwortliche Projektmanager schafft eine Klammer, die die verschiedenen Disziplinen zusammenhält. Am Ende steht ein Projekt, das der Qualitätsprüfung standhält, dem Budget entspricht und eine kürzere ‚time to market‘ hat. Solche Projekte zu steuern ist ein komplexes und risikoreiches Unterfangen. Dahinter steckt ein ebenso komplexes und vielschichtiges Kommunikations-, Datenliefer- und Dokumentenmanagement.

PKM: Arbeiten im digitalen Projektraum
Während eines Projektes entsteht ein riesiges Netz aus kommunizierenden Experten, die oft bundesweit oder länderübergreifend arbeiten. Im Schnitt sind mehrere hundert Fachmänner und -frauen am Werke, die rund 25.000 Dokumente, E-Mails und Daten je Projekt kursieren lassen. Dennoch den Überblick zu behalten ist eine Herausforderung.

Um den entstehenden Datenberg sicher erklimmen zu können, brachte das Unternehmen vor 17 Jahren ein Projekt-Kommunikations-Management-System (PKM) an den Markt, das seither bei über 1.500 Projekten in mittlerweile 13 Sprachen weltweit erfolgreich im Einsatz war. Es handelt sich beim PKM um ein onlinegestütztes System mit Suchmaschine und Benachrichtigungsfunktion, das als zentraler, virtueller Projektraum den Datenaustausch zwischen den Verantwortlichen regelt. Die am Planungs- und Bauprozess beteiligten Unternehmen sind über das System vernetzt, versorgen sich gegenseitig mit den jeweils aktuellen Plänen und können von überall und zu jeder Zeit auf den digitalen Datenpool zugreifen. Der gesamte Austausch läuft geordnet, kosten- und zeitsparend sowie komplett im virtuellen Raum. Die Idee für das System entstand beim in Stuttgart ansässigen Unternehmen für Projektmanagement; die EDV-technische Umsetzung übernahm das Softwarehaus Conclude, das seit über zehn Jahren für die Weiterentwicklung, den Produktvertrieb und den Betrieb zuständig ist. Das Besondere des speziell für Planungs-, Bau- und Transaktionsprozesse entwickelten Tools liegt darin, dass hier nicht nur ITler am Werke sind, sondern ein Team aus Architekten und Bauingenieuren die nötige Praxiserfahrung miteinbringt.

80 Accounts, 25.000 Daten, 50 Zugriffe pro Tag
In der Regel existieren für ein durchschnittliches Projekt 50 bis 80 Accounts, die allerdings von mehreren Personen eines Unternehmens genutzt werden können (Multi-User-Fähigkeit). Mit diesem Account kann sich der User von überall zu jeder Zeit einloggen, um sein Postfach einzusehen und Aufgaben zu bearbeiten. Jeder
Account-Inhaber – vom Bauherren, Projektmanager, Planer über die ausführenden Unternehmen bis zu den Zulieferern – erhält individuelle Nutzungsrechte, die festlegen, wer was lesen, einstellen, und bearbeiten kann. Dies hat mehrere Gründe: Erstens ist ein unbeschränkter Grad an Dokumentenzugriffen gar nicht sinnvoll. Die Projektbeteiligten bekommen nur Zugang zu denjenigen Dokumenten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Zweitens haben die Zugangsbeschränkungen datenschutzrechtliche Gründe. So kann der Zulieferer nicht auf den Arbeitsvertrag eines Planers zugreifen. Das Einstellen der Dokumente übernehmen die jeweiligen Projektbeteiligten selbst. Dabei ist es erforderlich, dass sie ein vorher festgelegtes Codierungs-Schema einhalten.

Soll heißen: Für jeden Plan und jede Unterlage existiert eine eindeutige Codierungsformel (Zusammensetzung: Gewerkedisziplin, Inhalt, Ersteller, Bearbeitungsphase, Maßstab, etc.). Wird die Codierung nicht eingehalten, landen die Daten zunächst in einer Schleife. Damit die Schleife nicht zum Nirwana wird, überprüfen die Projektmanager/
PKMler den Datenraum ständig auf solche Ausreißer. Das System schafft Ordnung im Projekt und lenkt den Datenverkehr portioniert in effiziente Bahnen. Ein Zuviel an Informationen und vor allem für einen Projektbereich irrelevante Daten stören den Prozess nur unnötig. Daher lenken, beschleunigen und selektieren die Projektmanager diesen entsprechend. Sie sorgen als ‚Datenpolizei‘ dafür, dass Dokumente wie Pläne, Protokolle, Genehmigungsunterlagen etc. korrekt codiert und termingerecht geliefert und verteilt werden.

Grenzenlos und sicher
Im Grunde sind das Volumen und die Art der Daten und Dokumente grenzenlos. Der Bauherr kann zudem noch Zusatztools ‚buchen‘. So lassen beispielsweise einige Kunden den kompletten Rechnungs-
prozess über das System laufen. So wird der vollständige Workflow transparent. Dieser startet im Fall der Rechnung beim Bauherrn. Er scannt die eingehende Rechnung und stellt sie ins System ein. Der Bauleiter bekommt daraufhin eine Benachrichtigung an seinen Account gesendet. Er kontrolliert die Rechnung und leitet sie an den Projektmanager weiter. Dieser prüft das Dokument auf Plausibilität und macht gegebenenfalls Vermerke für den Bauherrn. Die bearbeitete Rechnung geht dann zurück an den Bauherren, der sie entsprechend zur Zahlung anweist. Damit der Datenverkehr so sicher und stabil wie möglich verläuft, ist das Tool dreifach redundant: Es stehen Server in Deutschland, Hong Kong und in der Schweiz. Zu 99,5 Prozent sind alle Daten 24 Stunden an sieben Tagen in der Woche für Zugangsberechtigte verfügbar. Die einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang. Das System selbst ist intuitiv zu bedienen. Jeder, der bereits bei einem Onlineshop Bücher oder sonstiges gekauft hat, kann auch dieses System bedienen.

Die Zeit vor PKM: Kampf gegen analoge Datenfluten
Beschwerlich und in den meisten Fällen ineffizient und fehleranfällig waren die Kommunikationsprozesse vor der Einführung des PKM – vor allem komplexe Bauprojekte sind nun durch den digitalen Datenraum deutlich übersichtlicher und besser zu steuern. Der Grund: Trotz enormer Datenmengen von über 1.000 GB bei einem Großprojekt muss jeder über die für seinen weiteren Workflow wichtigen Informationen verfügen – und zwar zu einer bestimmten Zeit. Ist der Transfer dieser Daten nicht sauber, zu langsam oder fehlt er ganz – weil beispielsweise ein Dokument auf dem Postweg verloren gegangen ist oder den Weg in die Poststelle gar nicht erst angetreten hat – wird deutlich, wie groß das Chaos werden kann. Der digitale Projektraum und der damit einhergehende transparente, aktuelle Datenfluss verhindern zudem, dass die beteiligten Unternehmen mit unterschiedlichen Planständen aneinander vorbei arbeiten. Verzögerungen, höhere Kosten und doppelte Arbeitsschritte durch notwendige Nachbesserungen und Mängelbeseitigung lassen sich mit dem Kommunikations-Tool und der korrekten Vernetzung aller Projektbeteiligten vermeiden.

Mehrwert übersteigt kosten
Mit dem PKM-System sparen die Projektbeteiligten nicht nur Zeit bei Versand, Bearbeitung, Nachverfolgung und Suchen von Dokumenten, sondern auch bares Geld. Zwar bekommen die Bauherren die Leistungen nicht umsonst. Die monetären und qualitativen Vorteile wie Aktualität, Transparenz und zielgenaue Kommunikation wiegen die Service- und Betriebskosten aber deutlich auf. Die zusätzlichen Vorteile, die das Arbeiten in dem digitalen Datenraum ermöglichen, sind nicht zu beziffern (Sicherheit, Vorarbeit für die Qualifizierungsphase, Weiterarbeit mit den gesammelten und archivierten Daten über die Projektphase hinaus, schnelleres Realisieren des Vorhabens durch schlanke Kommunikation und effizienten Austausch etc.). Zu den Services gehört außerdem, dass die PKM-Verantwortlichen nicht nur das System installieren, sondern auch die Ordner- und Bedienstruktur den individuellen Bedürfnissen anpassen, die Projektbeteiligten schulen und über eine Hotline für Fragen zu erreichen sind.

Datenbasis für den Qualifizierungsprozess
Das PKM kommt im Life-Sciences-Bereich ab der ersten Planungsphase über die Ausführungsphase bis hin zur Abnahme zur Anwendung. Das Besondere: Ein Teil der für das Bau- und Prozessprojekt erstellten, gesammelten, archivierten und aufbereiteten Daten wird für das jeweilige IT-Tool der Qualifizierung extrahiert. Circa 10 bis 20 Prozent der Daten aus dem Planungs- und Bauprozess sowie aus dem Bereich des Einbaus der Prozesstechnik und Maschinen benötigt der Qualifizierungsmanager für die anschließende Qualifizierung. Da Pharmabauprojekte deutlich komplexer sind als vergleichbare Projekte anderer Branchen, stößt das PKM insbesondere in der Life-Sciences-Branche auf Anklang und hilft, die Prozesse unterschiedlicher Disziplinen im Zeit- und Kostenrahmen und mit der erforderlichen Qualität zu organisieren. Unternehmen wie B.Braun Melsungen, Aesculap, Roche Octapharma, Novartis, BASF, Qiagen und Boehringer-Ingelheim haben ihre Projekte bereits mithilfe des Systems effizient zum Ziel geführt.

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