ERP stabilisiert Prozesse und setzt Kapazitäten frei

Jeder Betrieb ist einzigartig. Doch nach hunderten Kundengesprächen und -besuchen zeichnen sich Trends und Herausforderungen ab, die kleine und mittelständische Unternehmen in der Lebensmittelproduktion im Alltag begleiten. Fachkräfte bleiben rar und Kosten sind hoch. Die turbulente geopolitische Lage macht vor kaum einer Lieferkette Halt und verunsichert den Markt. Gleichzeitig steigen die gesetzlichen Anforderungen an lückenlose Dokumentation, Qualitätskontrolle und Nachhaltigkeit. Kunden im Lebensmitteleinzel- und -großhandel, der Gastronomie sowie Konsumentinnen und Konsumenten erwarten wiederum Rabatte, Flexibilität und dynamische Anpassung an sich stetig verändernde Bedarfe.

Betrieben fehlt es dabei weniger an Innovationsbereitschaft als an Zeit und Ressourcen, um all diese Herausforderungen strategisch anzugehen. Denn gerade in der umkämpften Fast-Moving-Consumer-Goods-Branche (FMCG) mit ihren hauchdünnen Margen sollten Entscheidungen auf solider Datenbasis getroffen werden. Auf ein spezialisiertes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) für automatisierte und digitalisierte Prozesse umzustellen, ist darum Trumpf. Es entlastet Mitarbeitende und generiert eine tagesaktuelle, logisch verknüpfte Datenbasis für smarte und schnelle Entscheidungen.

ERP-gestützte Prozesse im Produktionsalltag

Im Alltag der Lebensmittelproduktion wirken die bestehenden Herausforderungen oft kleinteiliger: viele manuelle Aufgaben, hoher Zeitaufwand, fehleranfällige Übergaben. ERP-gestützte Prozesse schaffen hier spürbare Entlastung – indem sie Daten erfassen und verknüpfen, Folgeprozesse automatisch anstoßen und Verantwortung klar verteilen.
Ein Beispiel von einem Kunden aus der Nahrungsergänzungsmittel-Produktion zeigt das Potenzial von automatisierten Prozessen in der Produktion. Nachdem das kleine Unternehmen die Herstellung jahrelang excel-basiert geplant hatte, sollten Produktionsprozesse digitalisiert werden, um Kapazitäten freizusetzen, die der Betrieb ins Geschäftswachstum investieren wollte.

Das Ergebnis der Umstellung auf Software des Entwicklers Yaveon:

• Wareneingang, Lagerhaltung und Chargenzuordnung: Scans und eine einheitliche Datenbasis ersetzen überfüllte Excel-Tabellen und viele manuelle Absprachen zwischen Einkauf und Lager, was reibungslose Abläufe ermöglicht, auch über die Grenzen der einzelnen Abteilungen hinweg. Das wiederum schont Ressourcen und macht den Status jedes Geschäftsvorfalls für alle Beteiligten und abhängigen Abteilungen transparent.
• Rezeptmanagement und Warenkennzeichnung: Wenn etwa Qualitätsschwankungen bei gelieferten Zutaten Rezeptanpassungen erforderlich machen, bedeutet das für die Mitarbeitenden kaum Mehraufwand. Denn die Lösung bietet bereits bei der Planung der Fertigung Möglichkeiten, um eine gleichbleibende Qualität des Endprodukts trotz schwankender Rohstoffqualitäten zu gewährleisten.

Ein besonderer Pluspunkt für den Betrieb: Die ERP-Lösung des Softwareentwicklers ist mobil verfügbar, sodass von überall auf das System zugegriffen werden kann. Das spart in diversen Prozessen Zeit und Geld. Ein Scan mit dem mobilen Gerät im Lager genügt beispielsweise, um eine Umbuchung auszulösen – inklusive Regelprüfung. Wird etwa eine Zutat entgegen der FEFO-Vorgabe (First Expired First Out) erfasst, greift das System ein und verhindert Fehlverbräuche.

Prozesse synchronisieren, Struktur schaffen

Die Potenziale der Automatisierung via ERP begrenzen sich dabei nicht auf Produktionsprozesse. Schon kleine Betriebe stehen erfahrungsgemäß oft im Spagat zwischen Liefernetzwerken, Kunden und einer zunehmend komplexen Finanzbuchhaltung. Das war für einen anderen Kunden aus dem Getränkegroßhandel langfristig nicht mehr abbildbar: Die Buchhaltung suchte dringend eine Lösung für den elektronischen Datenaustausch (EDI) mit Kunden und Lieferanten aus über 15 Ländern.

Die benötigten ERP-Module des Softwareentwicklers wurden zügig und ohne Betriebsunterbrechung als Apps integriert. Neben der Rechnungsstellung, die fortan automatisch ausgelöst wird, übernimmt das ERP mittlerweile auch zentrale Funktionen der logistischen Steuerung und Lagerverwaltung. Bestellungen verschiedener Tochtergesellschaften werden gebündelt, Intercompany-Vorgänge automatisch verbucht und Kommissionierungsdaten nahtlos integriert. Aus der reinen EDI-Anbindung wurde schrittweise ein umfassendes System, das von kleinsten Bestellprozessen bis hin zur wirtschaftlichen Gesamtlage des Betriebs Übersicht verschafft. Ohne die Buchhaltung zu überlasten, verfügt der Getränkegroßhändler jetzt über eine Datengrundlage in Echtzeit, die die Zuständigen für Strategie und Entscheidungen informiert.

Effiziente Skalierung, reibungs- loser Technologietransfer

Automatisierung, Messtechnik & Analytik

Process Knowledge Management in der Pharmaindustrie

Process Knowledge Management ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Pharmaindustrie, wenn es darum geht, Prozesse effizient zu skalieren und den Tech-Transfer von der Produktentwicklung bis zur Produktion zu optimieren.Mehr lesen.

Einführung mit Augenmaß – kein „Alles oder nichts“

Das Kundenbeispiel des Getränkegroßhändlers bestätigt: ERP-Einführungen müssen kein Mammutprojekt sein. Gerade für KMU empfiehlt sich ein pragmatischer, schrittweiser Ansatz: Der Einstieg sollte dort erfolgen, wo der Druck am größten ist. Danach folgen sukzessive weitere Module, die den unternehmenseigenen Datentopf bereichern.

Wichtig ist dabei die Auswahl eines Systems, das sowohl die funktionalen Anforderungen der Branche als auch die regulatorischen Rahmenbedingungen erfüllt. Dazu zählen unter anderem Funktionen für validierbare Workflows, automatisierte Dokumentationspflichten nach International Food Standard (IFS) oder Brand Reputation through Compliance (BRC) sowie die Möglichkeit, Benutzerrechte rollenbasiert nach GMP-Vorgaben zu verwalten. Besonders in Audits zahlt sich ein System aus, das prüfsichere Logs, Zeitstempel und automatische Verfahrensanweisungen integriert.

Ebenso entscheidend ist ein Anbieter, der als qualifizierter Lieferant gilt und über validierte Software, eine dokumentierte Systemarchitektur sowie nachvollziehbare Release-Prozesse verfügt, die langfristig gesetzlichen Anforderungen standhalten. Dabei müssen Investitionskosten kein Hindernis darstellen: Durch den modularen Aufbau zahlen Unternehmen nur für das, was sie wirklich benötigen. Das macht ERP-Lösungen kalkulierbar – auch in einer Welt enger Margen.

Digitalisierte Prozesse schaffen Spielraum

Wer arbeitet, erzeugt Daten, doch erst diese intelligent zu nutzen, schafft echten Mehrwert. Insbesondere für KMU eröffnen sich hier große Potenziale: Werden Prozessdaten, Bestandsinformationen oder Qualitätskennzahlen systematisch erfasst und verknüpft, ermöglicht dies einen Echtzeit-Blick auf das eigene Unternehmen – vom Materialfluss bis zur wirtschaftlichen Gesamtlage. Diese Transparenz macht Unterschiede sichtbar: Wo werden Ressourcen gebunden, wo geht Zeit verloren, wo schlummern Potenziale? So werden Daten zur Steuerungsgröße für effizientere Abläufe, bessere Entscheidungen und mehr unternehmerische Freiheit.

Branchenspezifische ERP-Systeme sind dabei keine Zusatzleistung, sondern die Basis für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Wachstum. Sie ermöglichen, Mitarbeitende zu entlasten und dort einzusetzen, wo sie echten Wert schöpfen. Viele Unternehmen berichten, dass sich die Investition in diesem Prozess schneller rentiert als erwartet.

Wie kann KI dem Maschinenbau nützen?

Markt

VDMA-Studie: Generative KI im Anlagen- und Maschinenbau

Der VDMA Software und Digitalisierung und das Beratungsunternehmen Strategy& haben gemeinsam den Einfluss und das Potenzial künstlicher Intelligenz untersucht. Die Studie „GenAI im Maschinen- und Anlagenbau“ beschreibt den Weg „vom Versprechen zur Profitabilität“.Mehr lesen.